Elke maand bezorgt u uw sociaal secretariaat de gegevens waarmee het de lonen berekent: Dimona-wijzigingen, gewerkte prestaties en afwezigheden, overuren, het aantal maaltijdcheques en mobiliteitsgegevens. Hoe vollediger en tijdiger die gegevens zijn, hoe minder correcties u achteraf betaalt.
Er bestaat geen officiële lijst die voor elk sociaal secretariaat geldt. Elk secretariaat werkt met eigen codes, formulieren en afsluitdata. De wettelijke regels achter die gegevens zijn wel overal dezelfde, en net daar loopt het vaak mis.
Vooral bedrijven met medewerkers op de baan of op de werf merken dat. Uren komen binnen via papier, berichten of losse lijsten, en een vergeten overuur of een ziektedag zonder attest valt pas op als de loonbrief al vertrokken is. Wat pre-payroll precies inhoudt, leest u in ons artikel over pre-payroll software; hier gaat het om de concrete maandelijkse aanlevering.
In dit artikel leest u wat u elke maand controleert en aanlevert, welke regels in 2026 gelden voor overuren en maaltijdcheques, wat een fout bij de RSZ kost en welke routine u in de week voor de afsluiting volgt.
Wat moet u elke maand aanleveren aan uw sociaal secretariaat?
De tabel hieronder geeft een praktisch overzicht. Het exacte moment spreekt u af met uw secretariaat, want de afsluitdatum verschilt per secretariaat en soms per paritair comité.
| Wat | Deadline of moment | Typische fout | Gevolg |
|---|---|---|---|
| Dimona IN en OUT | IN vóór de start van het werk, OUT uiterlijk de eerste werkdag na het einde | Een student of flexibele kracht begint vóór de aangifte | Solidariteitsbijdrage bij inspectie en verlies van het RSZ-voordeel |
| Prestaties per dag | Bij de maandafsluiting, liefst wekelijks bijgehouden | Uren geschat of achteraf overgetypt | Verkeerd loon en een correctie op de volgende loonbrief |
| Afwezigheden met reden | Zodra de afwezigheid bekend is, met attest vóór de afsluiting | Ziekte geboekt als verlof of zonder attest | Fout gewaarborgd loon of discussie met de werknemer |
| Overuren en type overuur | Bij de maandafsluiting, met het schriftelijke akkoord bij de hand | Vrijwillige en gewone overuren niet onderscheiden | Te veel of te weinig RSZ en bedrijfsvoorheffing |
| Maaltijdcheques | Op basis van de effectief gewerkte dagen van de maand | Cheques toegekend voor feestdagen of ziektedagen | Te veel of te weinig cheques, achteraf recht te zetten |
| Mobiliteit en onkosten | Samen met de prestaties, goedgekeurd door de leidinggevende | Kilometers zonder datum of bestemming | Vergoeding moeilijk te verantwoorden bij controle |
Let op: dit is een overzicht uit de praktijk, geen officiële opsomming. Vraag uw secretariaat welke codes en bijlagen het verwacht, bijvoorbeeld voor premies, voorschotten of loonbeslag.
Wanneer moet de Dimona IN en OUT gebeuren?
De Dimona is de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling bij de RSZ. De Dimona IN doet u voordat de werknemer begint te werken. De Dimona OUT volgt uiterlijk op de eerste werkdag na het einde van de arbeidsrelatie. Bij ontslag om dringende reden doet u ze tijdens de werkdag na het ontslag.
Ontbreekt de Dimona bij een inspectie, dan riskeert u een solidariteitsbijdrage van driemaal de basisbijdragen, berekend op het gewaarborgd gemiddeld minimum maandinkomen, met een geïndexeerd minimumbedrag. Voor studenten en gelegenheidswerknemers zonder tijdige Dimona vervalt bovendien het voordelige RSZ-regime.
Praktisch: laat een nieuwe medewerker pas starten als de Dimona IN bevestigd is, en zet de einddata van contracten in een vaste maandlijst, zodat geen enkele OUT vergeten wordt.
Welke prestaties en afwezigheden geeft u door?
Uw secretariaat heeft per werknemer en per dag de gewerkte uren nodig, met de juiste code voor elke afwezigheid. Denk aan vakantie, ziekte, klein verlet, inhaalrust, feestdagen en tijdelijke werkloosheid. Elke code heeft gevolgen voor het loon, de maaltijdcheques en de DmfA, de kwartaalaangifte aan de RSZ.
- Elke werkdag heeft gewerkte uren of een afwezigheidscode, zonder lege dagen.
- Ziektedagen zijn gemeld en het attest zit in het dossier waar uw regels dat vragen.
- Verlof is goedgekeurd en klopt met het saldo van de werknemer.
- Uren op een werf of opdracht staan op het juiste project.
- Afwijkingen van het uurrooster zijn vóór de afsluiting bevestigd door de leidinggevende.
Een algemene verplichte tijdsregistratie is gepland vanaf 2027, maar er is nog geen wet aangenomen. Lees in ons artikel over tijdsregistratie in 2027 wat al vastligt en wat nog open is.
Hoe geeft u overuren door volgens de regels van 2026?
Sinds 2026 bestaan er naast de gewone overuren ruimere vrijwillige overuren. Geef daarom per overuur niet alleen het aantal door, maar ook het type.
Gewone overuren
Werk boven 9 uur per dag of 40 uur per week geeft recht op overloon: 50% op weekdagen en zaterdag, 100% op zon- en feestdagen. Daar staat in principe inhaalrust binnen de referteperiode tegenover. De zogenoemde interne grens, het maximale aantal uren dat een werknemer boven zijn gemiddelde arbeidsduur mag opbouwen, ligt op 143 uur.
Vrijwillige overuren sinds 1 april 2026
- Een werknemer mag tot 360 vrijwillige overuren per jaar presteren, in de horeca met witte kassa tot 450.
- Daarvan zijn er 240 (horeca: 360) bruto = netto: geen overloon, geen RSZ en geen belasting.
- Voor vrijwillige overuren is geen inhaalrust nodig.
- De werknemer gaat vooraf schriftelijk akkoord. Dat akkoord geldt één jaar, wordt stilzwijgend verlengd en kan met een maand opzeg stoppen.
Voor de resterende vrijwillige overuren, volgens de ontwerpteksten 120 uur, zijn overloon, RSZ en bedrijfsvoorheffing wel verschuldigd. Dat punt moet nog bevestigd worden met de definitieve wettekst. Daarnaast is het fiscaal voordelige regime voor overuren vanaf 1 januari 2026 permanent verhoogd van 130 naar 180 uur per jaar.
Geef dus per werknemer door: het aantal overuren, of het om gewone of vrijwillige overuren gaat, de datum en of er een geldig akkoord is. Zo voorkomt u dat het jaarquotum ongemerkt overschreden wordt.
Hoeveel maaltijdcheques en welke mobiliteitsgegevens geeft u door?
U kent één maaltijdcheque toe per effectief gewerkte dag. Feestdagen, inhaalrust, ziekte, vakantie en tijdelijke werkloosheid tellen niet mee. Alleen in bedrijven met verschillende uurroosters mag u rekenen op basis van uren: de gewerkte uren gedeeld door de normale dagelijkse arbeidsduur. Die methode moet in een cao of het arbeidsreglement staan.
Sinds 1 januari 2026 mag een maaltijdcheque maximaal 10 euro waard zijn, met een werkgeversbijdrage van maximaal 8,91 euro en een werknemersbijdrage van minstens 1,09 euro. De verhoging gebeurt niet automatisch: ze vraagt een cao of een bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Geef een nieuwe waarde dus tijdig door, samen met dat document.
Mobiliteitsgegevens
Wat u voor mobiliteit aanlevert, verschilt sterk per onderneming en per sector: woon-werkverkeer, dienstverplaatsingen met kilometers of vergoedingen uit een sectorale cao. Wat altijd helpt: per verplaatsing een datum, vertrek en bestemming, het aantal kilometers en een goedkeuring. Zonder die details is een vergoeding moeilijk te verantwoorden.
Wat kosten fouten in de payrollvoorbereiding?
Fouten in de maandgegevens komen terecht in de DmfA. Die kwartaalaangifte moet bij de RSZ zijn tegen de laatste dag van de maand na het kwartaal. Volgens de administratieve instructies van de RSZ (2026/3) gelden onder meer deze sancties:
- Laattijdige DmfA: een forfaitaire vergoeding van 495,79 euro, met een vermeerdering bij hoge bijdragen.
- Ambtshalve correctie: corrigeert de RSZ een onvolledige of onjuiste aangifte na tussenkomst van de inspectie, dan kost dat 50 euro plus 4 euro per ontbrekende of gewijzigde tewerkstellingslijn.
- Laattijdige betaling: een bijdrageopslag van 10% en een verwijlintrest van 7% per jaar.
- Verjaring: RSZ-bijdragen verjaren in principe na 3 jaar; bij fraude of bewust onvolledige aangiften is dat sinds 1 januari 2023 10 jaar.
Een fout van vandaag kan dus jaren later nog een rekening opleveren. Daarbovenop komt de verborgen kost: correcties, extra loonbrieven en vragen van werknemers. Lees in dit artikel over laat bevestigde afwijkingen waarom payroll daardoor duurder wordt.
Welke routine helpt in de week voor de afsluiting?
Een vaste routine voorkomt dat alles op de laatste dag samenkomt. Plan deze stappen in de vijf werkdagen voor de afsluitdatum van uw secretariaat:
- Dag 1: controleer nieuwe medewerkers, vertrekkers en contractwijzigingen, en of elke Dimona IN en OUT bevestigd is.
- Dag 2: zoek lege dagen, ontbrekende in- of uitchecks en uren zonder project, en vraag de betrokkenen om aan te vullen.
- Dag 3: keur verlof, ziekte met attest, onkosten en kilometers goed, of vraag verduidelijking.
- Dag 4: toets overuren per type aan het jaarquotum en het schriftelijke akkoord, en tel de maaltijdcheques per gewerkte dag.
- Dag 5: laat een tweede persoon steekproefsgewijs nakijken, bezorg de gegevens en noteer wat u na de afsluiting nog opvolgt.
Krijgt u toch een correctie na de afsluiting, verwerk ze dan in de volgende maand en noteer de oorzaak. Na een paar maanden ziet u welke fouten steeds terugkomen.
Hoe MyVIRO helpt
MyVIRO verzamelt de gegevens voor uw maandelijkse aanlevering op de plaats waar ze ontstaan. Medewerkers checken in en uit, registreren uren per werf of opdracht, vragen verlof aan, melden ziekte met een foto van het attest en geven onkosten en kilometers in, via één app voor iOS en Android.
In de back office ziet u vóór de payrollvoorbereiding meteen welke check-ins ontbreken, welke locaties afwijken en welke aanvragen nog open staan. De gevalideerde gegevens gaan naar uw HR-, ERP- of payrollsysteem, of naar VIRO voor pre-payroll. MyVIRO berekent zelf geen lonen; dat blijft de taak van uw sociaal secretariaat of payrollsysteem.
- Bekijk hoe MyVIRO werkt, van check-in tot volledige ESS
- Lees wat MyVIRO voor bedrijven concreet oplevert
- Ontdek VIRO voor pre-payroll als volgende stap na de registratie
Vraag een demo aan en ontdek hoe uw maandafsluiting sneller en met minder correcties verloopt.
Lees ook
- Management by exception: tijdsregistratie en payroll controleren op afwijkingen
- Is verplaatsingstijd arbeidstijd? Zo registreert u mobiliteit voor payroll
- Ziek melden via een app: wanneer is een ziektebriefje verplicht in 2026?
Veelgestelde vragen over payrollvoorbereiding
Nee. Elk secretariaat werkt met eigen codes, formulieren en afsluitdata. De onderliggende regels, zoals die voor Dimona, overuren en maaltijdcheques, liggen wel wettelijk vast.
Uiterlijk op de eerste werkdag na het einde van de arbeidsrelatie. Bij ontslag om dringende reden gebeurt ze tijdens de werkdag na het ontslag.
Sinds 1 april 2026 tot 360 per jaar, of 450 in de horeca met witte kassa. Daarvan zijn er 240 (horeca: 360) bruto = netto, op voorwaarde dat de werknemer vooraf schriftelijk akkoord ging.
Nee. Maaltijdcheques worden toegekend per effectief gewerkte dag, dus niet voor feestdagen, inhaalrust, ziekte, vakantie of tijdelijke werkloosheid.
De RSZ rekent een forfaitaire vergoeding van 495,79 euro aan, met een vermeerdering bij hoge bijdragen. Worden de bijdragen ook te laat betaald, dan volgen een opslag van 10% en een verwijlintrest van 7% per jaar.
In principe tot 3 jaar na de feiten. Bij fraude of bewust onvolledige aangiften is dat sinds 1 januari 2023 tot 10 jaar.
Nee. MyVIRO verzamelt en valideert prestaties, afwezigheden, onkosten en mobiliteit. De loonberekening blijft bij uw sociaal secretariaat of uw eigen payrollpakket.
Bronnen
- RSZ, Administratieve instructies DmfA 2026/3 over laattijdige aangifte en laattijdige betaling van bijdragen , op socialsecurity.be
- RSZ, Verjaring van de socialezekerheidsbijdragen: socialsecurity.be
- FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, Arbeidsduur en vermindering van arbeidsduur: werk.belgie.be
- Forum for the Future, over vrijwillige overuren, RSZ en belasting en over de verhoging naar 180 fiscaal voordelige overuren
- Lexgo, Maaltijdcheques: de maximale waarde stijgt naar 10 euro vanaf 1 januari 2026: lexgo.be
Auteur: Jean-Philippe Delberghe bij MyVIRO. Gepubliceerd op 23 oktober 2026. Laatst bijgewerkt op 23 oktober 2026.
Dit artikel is een informatieve toelichting en geen juridisch advies. Raadpleeg uw sociaal secretariaat voor uw specifieke situatie.