Overslaan naar inhoud

CIaO-verplichting: aanwezigheidsregistratie in de schoonmaak, de bouw en daarbuiten


Bekijk hoe MyVIRO dit oplost

CIaO (Check In and Out at Work) is de onlinedienst van de RSZ waarmee elke persoon die werkt in een doelsector zijn aankomst, rustpauzes en vertrek in real time registreert. Voor schoonmaakactiviteiten aan onroerende goederen voor rekening van derden is CIaO verplicht sinds 1 september 2024. Vanaf 1 april 2027 breidt de verplichting uit naar werken in onroerende staat vanaf 500.000 euro en naar de levering van stortklaar beton.

Het grote verschil met het oude Checkinatwork: registreren mag niet langer vooraf gebeuren door de werkgever. De medewerker checkt zelf in, checkt zelf uit, op de exacte locatie, op het exacte moment. Dat lijkt een detail. In de praktijk verandert het uw hele veld- en planningsproces.

Op deze pagina beantwoorden we de vragen die we het vaakst krijgen van schoonmaakbedrijven, aannemers, facilitaire dienstverleners en hun sociale secretariaten.

Wat is CIaO precies?


CIaO staat voor Check In and Out at Work. Het is de elektronische aanwezigheidsregistratie van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid waarin werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs het begin, het einde en de rustpauzes van hun activiteiten doorgeven. De verantwoordelijkheid ligt zowel bij de entiteit die iemand aan het werk zet als bij de persoon die het werk uitvoert.

De doelstelling van de wetgever is drieledig: zwartwerk en sociale dumping tegengaan, inspectiediensten op elk moment een correct beeld geven van wie aanwezig is, en eerlijke concurrentie beschermen tussen bedrijven die wél correct registreren en bedrijven die dat niet doen.

Wettelijke basis

a. Schoonmaak: Programmawet van 26 december 2022, titel 4, hoofdstuk 1, art. 22 tot 48 en hoofdstuk 2, art. 49 (art. 30bis, §9 van de wet van 27 juni 1969), verder uitgewerkt in de wet van 5 november 2023.
b. Uitbreiding naar werven en beton: Programmawet van 30 mei 2026, titel 6, hoofdstuk 1, art. 124 tot 131, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 1 juni 2026. Art. 130 wijzigt art. 132/1 van het Sociaal Strafwetboek.

Wat is het verschil tussen CIaO en Checkinatwork (CAW)?


Checkinatwork bestaat sinds april 2014 en vraagt één registratie per dag: de check-in, vóór de start van de werken. CIaO vraagt een volledige in- en uitregistratie, inclusief pauzes, in real time. Vandaag lopen beide systemen naast elkaar. Vanaf 1 april 2027 verhuist de aanwezigheidsregistratie voor werken in onroerende staat van CAW naar CIaO.


Belangrijk voor schoonmaakbedrijven: wie schoonmaak- of onderhoudsactiviteiten uitvoert die op een Aangifte van Werken staan, registreert via CIaO en niet via CAW. Registraties in CAW worden niet overgenomen in CIaO.


CAW

CIaO

Registratie

Alleen IN

IN, OUT én rustpauzes

Moment

Vóór de start van de werken

Real time, bij elk begin en einde

Wie registreert

Mag door werkgever of aannemer

gebeuren

De persoon zelf, op de werkplek

Vooraf inchecken

Toegestaan

Verboden

Sectoren vandaag

Werken in onroerende staat vanaf 500.000

euro, vleessector (zonder drempel)

Schoonmaakactiviteiten aan onroerende

goederen voor derden

Vanaf 1 april 2027

Niet langer bruikbaar voor werken in

onroerende staat

Werken in onroerende staat vanaf 500.000

euro en levering van stortklaar beton

Voor wie geldt de CIaO-verplichting in de schoonmaaksector?


U valt onder CIaO als het gaat om activiteiten die tot doel hebben een onroerend goed schoon te maken voor rekening van een derde partij, en waarvoor een Aangifte van Werken vereist is volgens artikel 30bis. Zowel eigen werknemers als onderaannemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs moeten registreren, ongeacht hun functie.

Concreet: schoonmaak van kantoren, ziekenhuizen, scholen, winkels, industriële sites, gemeenschappelijke delen van gebouwen, ramen, gevels en technische installaties, uitgevoerd bij een klant.

Over de drempelbedragen. De verplichting hangt samen met de aangifteplicht van het hoofdcontract. Bij ontstentenis van een uitvoerend koninklijk besluit blijven de gewone 30bis-voorwaarden gelden: aangifte is vereist bij werken boven 30.000 euro zonder onderaannemer, boven 5.000 euro met één onderaannemer, en ook onder 5.000 euro zodra u met twee of meer onderaannemers werkt. Het is de waarde van het hoofdcontract, schoonmaak en niet-schoonmaak samen, die bepaalt of CIaO van toepassing is op uw prestatie. Werkt u in onderaanneming, dan is de contractwaarde van uw eigen opdracht dus niet doorslaggevend.

Praktisch gevolg: heel veel schoonmaakopdrachten voor derden vallen binnen het toepassingsgebied, ook kleine. In twijfelgevallen registreert u beter wel dan niet.

Wat verandert er op 1 april 2027 voor de bouwsector?


Vanaf 1 april 2027 moet elke natuurlijke persoon op een tijdelijke of mobiele bouwplaats vanaf 500.000 euro exclusief btw zich in en uit registreren via CIaO. Drie zaken veranderen fundamenteel: er komt een verplichte check-out, registreren mag alleen nog in real time op de exacte locatie, en de werkgever mag niet langer vooraf in de plaats van de werknemer registreren.

Wat betekent dat operationeel?

  • Uw badge-aan-de-poort-routine volstaat niet meer als de registratie eigenlijk door een werfleider of planner in bulk gebeurt.
  • Iedereen op de werf telt, niet alleen bouwvakkers: technici, keurders, leveranciers die werken uitvoeren, ploegbazen, zelfstandige onderaannemers.
  • De keten blijft aansprakelijk. De aannemer die instaat voor de Aangifte van Werken moet ervoor zorgen dat er een registratiemiddel beschikbaar is. Elke aannemer en onderaannemer in de keten moet toezien op een correcte registratie.
  • Ook buiten “de bouw”. De verplichting geldt voor elke sector waar omvangrijke werken in onroerende staat plaatsvinden: metaalconstructie, houtbouw, elektrotechniek, HVAC, dakwerken, afbraakwerken, betonwerken, industriële montage.
  • Levering van stortklaar beton komt uitdrukkelijk in het toepassingsgebied.

Vanaf die datum kunt u de aanwezigheidsregistratie voor werken in onroerende staat niet langer in Checkinatwork doen.

Welke andere sectoren worden geconfronteerd met in- en uitregistratie?


Naast de schoonmaak en de bouw wordt de in- en uitregistratie ook in de verhuissector ingevoerd, uiterlijk vanaf 1 januari 2027.De vleessector kent al een registratieplicht via Checkinatwork zonder drempelbedrag. Sectorfederaties verwachten dat de logica zich verder uitbreidt naar onder meer koelketenlogistiek en afvalverwerking.

De richting is duidelijk. Wat begon als een maatregel voor grote werven, wordt stap voor stap de standaard voor elke dienstverlening op locatie bij een klant. Wie vandaag een registratieoplossing kiest, kiest dus best niet voor een oplossing die alleen vandaag past.

Welke gegevens moet u registreren?


Per persoon en per werkplek registreert u minstens:

1. De identificatie van de persoon (INSZ- of rijksregisternummer, of Limosa-nummer voor buitenlandse werknemers).
2. De identificatie van de werkgever of de zelfstandige.
3. De werkplaats, gekoppeld aan de Aangifte van Werken.
4. Het tijdstip van de IN-registratie bij aanvang.
5. Het begin en het einde van elke rustpauze.
6. Het tijdstip van de OUT-registratie bij het einde van de activiteit.

De registratie kan via het RSZ-portaal, de mobiele toepassing van de RSZ of via een webservice van uw eigen systeem. Registreert uw medewerker via een gekoppeld systeem, bijvoorbeeld een app of een badge, dan gaan de gegevens automatisch naar de databank van de sociale zekerheid en hoeft hij niets dubbel te doen.

Wat zijn de boetes als u niet registreert?


Niet-naleving wordt bestraft via het Sociaal Strafwetboek met een sanctie van niveau 1 of niveau 3. Niveau 1 betekent een administratieve geldboete in de orde van 80 tot 800 euro, doorgaans voor de werknemer die zich niet registreert terwijl hij daarvoor wel de middelen kreeg. Niveau 3 treft de werkgever of zijn aangestelde en gaat tot een administratieve geldboete van 800 tot 8.000 euro of een strafrechtelijke geldboete van 1.600 tot 16.000 euro.

Twee details maken het verschil tussen een boete en een probleem:

De geldboete wordt vermenigvuldigd met het aantal betrokken personen. Een ploeg van tien niet-geregistreerde medewerkers is geen enkele boete, maar tien keer dezelfde boete.
Bij een arbeidsongeval of gezondheidsschade kan de sanctie oplopen naar niveau 4.

De gedoogperiode in de schoonmaaksector liep af op 30 april 2025. Sinds 1 mei 2025 wordt er dus effectief gesanctioneerd.

Bedragen in het Sociaal Strafwetboek zijn onderhevig aan indexering en opdeciemen. Raadpleeg de actuele bedragen bij de RSZ of uw sociaal secretariaat.

Wie is verantwoordelijk: de werkgever, de hoofdaannemer of de werknemer?


De verantwoordelijkheid is gedeeld. De werkgever, hoofdaannemer of onderaannemer die iemand aan het werk zet, moet een werkend registratiemiddel ter beschikking stellen en toezien op de correcte registratie. De persoon die het werk uitvoert, moet zich zelf en in real time registreren. Heeft de werkgever zijn verplichtingen vervuld, dan is hij niet aansprakelijk voor de vergetelheid, de fout of de weigering van een werknemer.

Die laatste zin is uw belangrijkste beschermingsmechanisme. Ze werkt alleen als u kunt aantonen dát u de middelen hebt aangeboden, dát u uw mensen hebt geïnformeerd en dát u opvolgt wie niet registreert. Een oplossing die ontbrekende registraties zichtbaar maakt, is daarom geen luxe maar bewijsmateriaal.

Hoe bereidt u zich voor?
Een checklist in 7 stappen

Breng uw contracten in kaart

Welke opdrachten vallen onder de Aangifte van Werken? Welke werven overschrijden 500.000 euro?

Bepaal per opdracht welk systeem geldt

CIaO, CAW, of vanaf april 2027 CIaO voor beide.

Controleer de identificatiegegevens

Controleer van al uw medewerkers en onderaannemers, inclusief Limosa voor buitenlandse krachten.

Kies een registratiemiddel dat real time en op locatie werkt

Een tool dat werkt in de handen van de medewerker zelf

Informeer uw medewerkers

Informeer hen in hun eigen taal, inclusief i.v.m. de pauzeregistratie. Dit is een communicatieproject minstens zoveel
als een IT-project.

Maak afspraken met uw keten

Van onderaannemers en uitzendkantoren, schriftelijk.

Organiseer dagelijkse opvolging

Volg ontbrekende registraties op, zodat u corrigeert vóór de inspectie langskomt.


En dan de olifant in de kamer: wie gaat dit elke dag doen?


Hier wringt het. De wetgeving is helder over het resultaat en volstrekt onverschillig over uw praktische leven. Een poetsploeg die op één dag zes locaties aandoet, moet twaalf keer registreren, plus de pauzes. Een werf met zestien onderaannemers heeft zestien ketens van verantwoordelijkheid. En de planning verandert nog vóór de koffie koud is.

Bedrijven die dit via het RSZ-portaal handmatig proberen op te lossen, komen op hetzelfde punt uit: iemand op kantoor die achteraf gaten zit te vullen. Dat is precies wat de nieuwe regels willen uitsluiten. 

person using laptop on white wooden table

Hoe MyVIRO de CIaO-verplichting oplost


MyVIRO is een Employee Self Service-platform waarin uw medewerker zelf, vanaf zijn eigen toestel, in- en uitcheckt op de werkplek. De registratie vertrekt bij de persoon en het moment, wat exact is wat de wetgever vanaf 2027 oplegt. Wat vandaag een compliance-verplichting is, wordt in MyVIRO gewoon de manier waarop uw mensen hun dag starten en afsluiten.

Wat dat concreet betekent:

  • Real-time in- en uitregistratie, inclusief pauzes, door de medewerker zelf op de juiste locatie.
  • Eén werkwijze voor al uw sectoren. Schoonmaak vandaag, werven vanaf april 2027, verhuis, onderhoud: dezelfde app, dezelfde gewoonte, geen tweede systeem.
  • Zicht op ontbrekende registraties, zodat u kunt corrigeren en aantonen dat u uw verplichtingen bent nagekomen.
  • Meertalig, want uw ploegen zijn dat ook.
  • Meer dan CIaO alleen. MyVIRO is in de eerste plaats een ESS-tool: uurroosters, documenten, afwezigheden en communicatie met uw medewerkers zitten in dezelfde omgeving. U koopt geen boetevermijder, u krijgt er een.
  • White label beschikbaar voor sociale secretariaten en dienstverleners die hun klanten zelf willen bedienen onder eigen merk.

    De vraag is niet óf u gaat registreren. De vraag is of u er in 2027 een tweede administratieve laag bij hebt, of gewoon een app
    waar uw mensen al elke ochtend op tikken.

Vraag uw demo aan

Veelgestelde vragen over CIaO


Sinds 1 september 2024. De onlinedienst was al beschikbaar vanaf 1 januari 2024 en er gold een overgangsperiode zonder sancties tot en met 30 april 2025. Sinds 1 mei 2025 is de verplichting volledig van kracht en worden inbreuken gesanctioneerd.

CIaO volgt de aangifteplicht van het hoofdcontract. Omdat die aangifteplicht al vanaf lage bedragen speelt zodra er onderaannemers betrokken zijn, valt het merendeel van de schoonmaakopdrachten voor derden binnen het toepassingsgebied. Beoordeel per hoofdcontract, niet per prestatie.

Ja. Werknemers, zelfstandigen, onderaannemers, uitzendkrachten en stagiairs registreren allemaal, ongeacht hun functie. Ook wie maar kort aanwezig is.


Ja. CIaO vraagt uitdrukkelijk de registratie van rustpauzes, naast het begin en het einde van de activiteit. Dat is een van de belangrijkste verschillen met Checkinatwork.


Nee. De registratie moet door de betrokkene zelf gebeuren, in real time, op de werkplek. Voor werken in onroerende staat wordt het vooraf registreren door de werkgever expliciet verboden vanaf 1 april 2027.


Vanaf die datum kunt u de aanwezigheidsregistratie voor werken in onroerende staat niet langer via Checkinatwork doen. Die registraties verhuizen naar CIaO. Checkinatwork blijft bestaan voor de toepassingsgebieden die niet mee overgaan, zoals de vleessector.


Een sanctie van niveau 1 of niveau 3 uit het Sociaal Strafwetboek, met administratieve boetes tot 8.000 euro of strafrechtelijke boetes tot 16.000 euro, vermenigvuldigd met het aantal betrokken personen. Bij een arbeidsongeval kan dat oplopen tot niveau 4.

Beide zijn toegestaan. U kunt het RSZportaal of de RSZ-app gebruiken, of een eigen systeem dat via webservice met de databank van de sociale zekerheid
communiceert. In dat laatste geval registreert uw medewerker gewoon in uw app en gebeurt de doorstroming automatisch.

Waarschijnlijk wel. De verplichting hangt vast aan het begrip werken in onroerende staat, niet aan uw paritair comité. Metaalconstructie, houtbouw, elektrotechniek, HVAC en dakwerken vallen er bijvoorbeeld onder zodra de werf de drempel van 500.000 euro haalt.


Ja. MyVIRO is gebouwd rond in- en uitregistratie door de medewerker zelf en wordt vandaag al gebruikt om aan CIaO te voldoen. Dezelfde werkwijze dekt de uitbreiding van april 2027, zonder tweede systeem.


PULSO app screenshot

Start vandaag. 

De registratieplicht wacht niet.


De Belgische wetgeving evolueert naar verplichte tijdregistratie voor alle werknemers. 
Bedrijven die nu investeren in de juiste tool, vermijden de implementatiepiek van 2026 
en staan sterker dan wie wacht. MyVIRO is vandaag beschikbaar en morgen operationeel.
Geen creditcard. Geen verplichtingen. Uw data blijft in België.


App store Google Play

Wilt u van Check In/Out een volledige medewerkersapp maken?


MyVIRO helpt u starten met digitale registratie en doorgroeien naar HR-selfservice, backofficecontrole en verdere verwerking.

Geen losse prikklok. Geen extra Excel. Geen administratie die pas achteraf wordt rechtgezet.


Vraag een demo aan

Bronnen


  • RSZ, Check In and Out at Work: socialsecurity.be
  • RSZ, Checkinatwork en de uitbreiding vanaf 1 april 2027: socialsecurity.be
  • RSZ, Veelgestelde vragen over Check In and Out at Work (pdf)
  • Programmawet van 26 december 2022, titel 4
  • Programmawet van 30 mei 2026, titel 6, hoofdstuk 1, art. 124 tot 131
  • Wet van 27 juni 1969, art. 30bis 

Auteur: Jean-Philippe Delberghe bij MyVIRO. Gepubliceerd op 08/09/2026. Laatst bijgewerkt op 08/09/2026.

Deze pagina is een informatieve toelichting en geen juridisch advies. De wetgeving evolueert. Raadpleeg de officiële informatie van de RSZ op socialsecurity.be of uw sociaal secretariaat voor uw specifieke situatie.