Onder CIaO registreert iedereen die op de werf werkt zelf zijn aanwezigheid, ook de werknemers van onderaannemers, zelfstandigen en uitzendkrachten. Als aannemer moet u er wel voor zorgen dat uw werknemers, uw onderaannemers en hun werknemers effectief kunnen registreren. Als opdrachtgever draagt u vooral risico via Limosa en de hoofdelijke aansprakelijkheid.
CIaO (Check in and out at Work) wordt op 1 april 2027 verplicht voor werken in onroerende staat vanaf 500.000 euro excl. btw en voor de levering van stortklaar beton. Op zo'n werf lopen vaak meerdere firma's door elkaar: een hoofdaannemer, gespecialiseerde onderaannemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en soms buitenlandse ploegen.
De RSZ heeft nog niet alle details gepubliceerd over de verdeling van verantwoordelijkheden onder CIaO bouw. Wat vandaag wel vaststaat, zetten we hieronder op een rij.
In dit artikel leest u welke plichten elke rol in de keten heeft, hoe u uitzendkrachten en buitenlandse werknemers laat registreren, wat de aangifte van werken vraagt bij onderaanneming, wanneer u hoofdelijk aansprakelijk wordt en welke afspraken u best in uw contracten vastlegt.
Wie is verantwoordelijk voor de registratie in de keten?
De pijlerpagina over de CIaO-verplichting geeft een kort overzicht van wie verantwoordelijk is. Hier gaan we per rol dieper in. De basisregel van de RSZ: werkgevers, aannemers en contractanten zorgen ervoor dat hun werknemers, hun onderaannemers en de werknemers van die onderaannemers geregistreerd zijn.
Dat betekent niet dat u zelf voor iedereen registreert. Elke persoon registreert zelf, in real time, op de werkplaats; de werkgever mag niemand vooraf of op afstand registreren. Uw taak is ervoor te zorgen dat registreren mogelijk is. Concreet vraagt de RSZ vier dingen:
- Een registratiesysteem ter beschikking stellen, of samen met uw onderaannemer een alternatief afspreken.
- Zorgen dat de gegevens correct naar de RSZ doorgestuurd worden.
- Een compatibel registratiemiddel bezorgen, zoals een app of een systeem dat via de webservice van de RSZ met CIaO verbonden is.
- Uw personeel informeren over hoe en wanneer ze moeten registreren.
| Rol | Belangrijkste plichten | Let op |
|---|---|---|
| Hoofdaannemer (aangevende aannemer) | Zorgt dat eigen werknemers, onderaannemers en hun werknemers kunnen registreren, en doet de aangifte van werken | Sinds 29 juni 2026 kan alleen hij de aangifte van werken aanmaken of wijzigen |
| Onderaannemer | Draagt dezelfde zorg voor zijn eigen werknemers en voor zijn eigen onderaannemers | Verwittigt de aangevende aannemer vooraf als hij zelf onderaannemers wil inschakelen |
| Zelfstandige met eigen onderaannemers | Valt onder dezelfde regels als een werkgever en registreert ook zelf in en uit | Ook onderaannemers zonder personeel moeten in de aangifte van werken staan |
| Uitzendkantoor en gebruiker | De gebruiker stelt het registratiemiddel ter beschikking of legt de registratiemethode contractueel vast | Voor de aangifte 30bis is het uitzendkantoor onderaannemer van de gebruiker |
| Werknemer of uitzendkracht | Registreert zelf, in real time, bij aankomst en vertrek op de werkplaats | De werkgever mag de aanwezigheid niet vooraf of op afstand ingeven |
Via de webservice van de RSZ kunt u de aanwezigheden van uw personeel en van uw onderaannemers ook raadplegen. Zo houdt u als aannemer zicht op wat er onder u gebeurt.
Wie zijn plichten nakomt, is volgens de toelichting bij de regeling niet aansprakelijk als een werknemer toch vergeet te registreren, een fout maakt of weigert. Hoe u medewerkers meekrijgt en wat u doet bij een vergeten registratie, leest u in CIaO invoeren en medewerkers meekrijgen
Wie laat uitzendkrachten registreren: het uitzendkantoor of de gebruiker?
De gebruiker, dus het bedrijf waar de uitzendkracht aan de slag gaat. Volgens de RSZ moet een organisatie die een uitzendkracht inzet het registratiemiddel ter beschikking stellen, of de registratiemethode contractueel vastleggen.
Dat past in de manier waarop de RSZ de keten bekijkt. Voor de aangifte van werken (artikel 30bis) geldt het uitzendkantoor als onderaannemer van de gebruiker, en de gebruiker meldt de aanwezigheid. De koppeling tussen uitzendkracht, uitzendkantoor en gebruiker loopt via de Dimona-aangifte.
In de praktijk komt dat neer op drie afspraken:
- Leg met het uitzendkantoor schriftelijk vast welk registratiemiddel de uitzendkracht gebruikt en wie hem uitlegt hoe het werkt.
- Controleer bij de start dat de Dimona-aangifte voor de uitzendkracht in orde is, want daarlangs loopt de koppeling met uw bedrijf.
- Geef de uitzendkracht hetzelfde registratiemiddel als uw eigen ploeg, zodat er op de werf maar één werkwijze bestaat.
Wat geldt voor buitenlandse onderaannemers en werknemers?
Werkt u met een buitenlandse werkgever of zelfstandige, dan komen drie dossiers samen: Limosa, CIaO en een Europese hervorming die nog niet van kracht is.
Limosa: vraag het bewijs en meld wat ontbreekt
Een buitenlandse werkgever of zelfstandige moet u als Belgische opdrachtgever een Limosa-1-bewijs tonen. Krijgt u dat niet, dan meldt u dat zelf via de onlinedienst Limosa Meldingsplicht, elektronisch en vóór de start van het werk. Die melding ontslaat de buitenlandse werkgever niet van zijn eigen meldingsplicht. Het bewijs controleren via de QR-code met Check Limosa is facultatief.
CIaO: een aparte procedure is aangekondigd
In de huidige Checkinatwork-regeling registreren buitenlandse werknemers door de QR-code op hun Limosa-1 te scannen. Voor CIaO meldt de RSZ dat buitenlandse werknemers en zelfstandigen een specifieke procedure volgen, maar de details zijn nog niet bekend. De Hoge Raad wijst er in zijn advies van 2 juni 2026 op dat buitenlandse werknemers zonder registratietoestel moeilijk kunnen registreren, en vraagt sectorale oplossingen.
Praktisch: vraag buitenlandse onderaannemers nu al hoe hun mensen vanaf 1 april 2027 op de werf zullen registreren, en voorzie een oplossing voor wie geen geschikte smartphone heeft.
Europa: verplichte melding vooraf en A1, maar nog niet vandaag
De herziening van de Europese coördinatieregels voor sociale zekerheid maakt bij detachering een melding vooraf en een A1-aanvraag verplicht. In de bouw geldt dat zelfs voor klussen van één of twee dagen. De verordening moet echter nog in het Publicatieblad van de EU verschijnen, en de meeste regels gelden pas twee jaar na de inwerkingtreding. Vandaag verandert er dus nog niets en blijft Limosa gewoon gelden.
Haal dat niet door elkaar met een ander Europees dossier. Op 23 juni 2026 bereikten Raad en Parlement een voorlopig akkoord over een vrijwillige EU-interface voor digitale detacheringsmeldingen. Lidstaten kiezen zelf of ze die gebruiken in plaats van hun nationale systeem.
Wat moet u melden in de aangifte van werken bij onderaanneming?
De aangifte van werken (30bis) doet de aannemer die de opdrachtgever inschakelde. Ze is verplicht vanaf 30.000 euro excl. btw, of vanaf 5.000 euro zodra er minstens één onderaannemer is, en gebeurt vóór de start van de werken. Vanaf 1 april 2027 vervangt Catena de huidige dienst voor de ketenaangifte, terwijl de aanwezigheden via Check in and out at Work lopen.
Voor de keten zijn vooral deze regels belangrijk:
- Een onderaannemer die zelf onderaannemers wil inschakelen, moet de aangevende aannemer vooraf verwittigen.
- Onderaannemers zonder personeel, zoals een zelfstandige die alleen werkt, staan ook in de aangifte.
- Dienstverleners zoals landmeters, veiligheidscoördinatoren en studiebureaus staan er niet in als onderaannemer, tenzij ze zelf werken in onroerende staat uitvoeren.
- Wie de aangifte niet doet, riskeert een sanctie van 5% van het totaalbedrag excl. btw van de niet-gemelde werken.
Wanneer bent u hoofdelijk aansprakelijk voor uw onderaannemer?
Hoofdelijk aansprakelijk betekent dat u kunt opdraaien voor de schulden van een andere firma. In de bouw speelt dat op drie vlakken: sociale schulden, fiscale schulden en loonschulden.
Sociale en fiscale schulden: inhouden op de factuur
Werkt u met een (onder)aannemer die sociale schulden heeft, dan kunt u hoofdelijk aansprakelijk worden. U ontsnapt daaraan door 35% van het factuurbedrag in te houden en door te storten aan de RSZ. Bij fiscale schulden bedraagt de inhouding 15%. Controleer daarom de databanken van de RSZ en van de FOD Financiën bij het sluiten van het contract, en opnieuw tijdens de uitvoering.
Loonschulden: na een kennisgeving van de inspectie
Voor lonen in de bouw (algemene regeling) start de hoofdelijke aansprakelijkheid 14 werkdagen na een kennisgeving van de inspectie en duurt ze maximaal één jaar. Daarbij gelden drie regels:
- Wie hoofdelijk aansprakelijk is, hangt een afschrift van de kennisgeving uit op alle werkplaatsen van de betrokken werkgever.
- U kunt uw aansprakelijkheid beperken tot de prestaties die in uw voordeel geleverd zijn, of bewijzen dat er geen of weinig uren gepresteerd zijn.
- Kan de inspectie de prestaties niet vaststellen, dan geldt een forfait op basis van het minimumloon.
Geen wettelijke regel, wel een praktisch advies: leg de CIaO-registraties van uw onderaannemers naast hun facturen. Komen gefactureerde uren en geregistreerde aanwezigheden niet overeen, vraag dan uitleg vóór u betaalt. Krijgt u ooit een kennisgeving, dan helpen goed bijgehouden uren om te tonen hoeveel er echt in uw opdracht gepresteerd is.
Vlaanderen: zorgplicht zonder paspoortcontrole
In Vlaanderen geldt sinds 1 januari 2026 een zorgplicht in risicosectoren tegen illegale tewerkstelling van onderdanen van buiten de EU. Sinds 16 oktober 2026 hoeft u als opdrachtgever het paspoort of de reistitel niet meer op te vragen. Welke documenten nu nog nodig zijn, is in de toelichting niet vermeld; laat dat bevestigen door uw sociaal secretariaat of juridisch adviseur.
Wat legt u vast in uw contract met onderaannemers?
De officiële toelichtingen wijzen op drie afspraken die u best schriftelijk vastlegt. Andere clausules zijn mogelijk, maar vallen buiten dit artikel.
- De registratiemethode. Wie stelt het registratiemiddel ter beschikking, en hoe komen de gegevens correct bij de RSZ? Voor uitzendkrachten is een contractuele afspraak zelfs een van de twee manieren om aan uw plicht te voldoen.
- Melding van verdere onderaanneming. De onderaannemer verwittigt u vooraf, voordat hij zelf onderaannemers inschakelt, zodat de aangifte van werken volledig blijft.
- Beëindiging bij loonschulden. U kunt aan de aansprakelijkheid voor loonschulden ontsnappen door de samenwerking te beëindigen, maar alleen als die mogelijkheid in het contract staat.
Plan daarnaast een vast controlemoment bij de start van elke onderaannemer: staat hij in de aangifte van werken, heeft hij een Limosa-1-bewijs als hij uit het buitenland komt, en heeft hij geen sociale of fiscale schulden? Een planning per werf helpt om dat overzicht te bewaren; lees meer over planning voor bouw en constructie
Hoe MyVIRO helpt
MyVIRO is een employee self-service app waarmee uw medewerkers op de werf in- en uitchecken en hun uren per werf of opdracht registreren. De registraties gaan via de RSZ-webservice rechtstreeks naar CIaO. De locatie wordt alleen vastgelegd op het moment van in- of uitchecken, nooit buiten de werkuren.
Per team kiest u welke functies zichtbaar zijn, bijvoorbeeld alleen in- en uitchecken voor een ploeg uitzendkrachten. In de back office ziet u ontbrekende check-ins, afwijkende locaties en openstaande goedkeuringen meteen, nog vóór de loonvoorbereiding. Gevalideerde gegevens stromen door naar uw HR-, ERP- of payrollsysteem, of naar VIRO voor pre-payroll. MyVIRO berekent geen lonen, en de RSZ certificeert geen software: de verantwoordelijkheid blijft bij u als werkgever.
- Bekijk hoe MyVIRO werkt
- Ontdek MyVIRO voor bedrijven
Vraag een demo aan en ontdek hoe uw ploegen vanaf 1 april 2027 vlot in- en uitchecken op elke CIaO-werf.
Lees ook
- Valt mijn werf onder CIaO? Zo berekent u de drempel van 500.000 euro
- CIaO: de app is het makkelijke deel. Zo krijgt u uw mensen elke dag correct geregistreerd
- Eigen gsm en gps voor tijdsregistratie: wat laat de GDPR toe?
Veelgestelde vragen over onderaannemers en uitzendkrachten onder CIaO
Nee. Iedereen registreert zelf, in real time, op de werkplaats. U moet er wel voor zorgen dat uw onderaannemers en hun werknemers kunnen registreren, met een registratiesysteem of een afgesproken alternatief.
Het bedrijf waar de uitzendkracht werkt. Dat stelt het registratiemiddel ter beschikking of legt de registratiemethode contractueel vast met het uitzendkantoor.
Wie zijn eigen verplichtingen nakomt, is niet aansprakelijk als een werknemer vergeet te registreren, een fout maakt of weigert. Zorg er dus voor dat u kunt aantonen dat registreren mogelijk was.
Dan meldt u dat elektronisch via de dienst Limosa Meldingsplicht van de RSZ, vóór de start van het werk. Uw melding ontslaat de buitenlandse werkgever niet van zijn eigen aangifte.
Nee. De verordening moet nog in het Publicatieblad van de EU verschijnen en de meeste regels gelden pas twee jaar na de inwerkingtreding. Tot dan blijft de Limosa-aangifte de regel.
Bij sociale schulden houdt u 35% van het factuurbedrag in en stort u dat door aan de RSZ; bij fiscale schulden is dat 15%. Controleer de databanken bij het sluiten van het contract en tijdens de uitvoering.
Ja. Ook onderaannemers zonder personeel moeten in de aangifte van werken opgenomen zijn, en op een CIaO-werf registreert een zelfstandige zelf zijn aanwezigheid.
Bronnen
- RSZ, Check in and out at Work, wie moet registreren: socialsecurity.be/check-in-and-out-at-work
- RSZ, Aangifte van werken, veelgestelde vragen: socialsecurity.be/ddt
- RSZ, Limosa Meldingsplicht: socialsecurity.be/meldingsplicht
- FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, De hoofdelijke aansprakelijkheid (algemene regeling): werk.belgie.be
- kmo.partners, Detachering in de EU en Vlaamse ketenaansprakelijkheid versoepeld (19 oktober 2026): kmo.partners (detachering) en kmo.partners (Vlaanderen)
- Raad van de EU, akkoord over digitale detacheringsmeldingen (23 juni 2026, Duitstalige versie): consilium.europa.eu
Auteur: Jean-Philippe Delberghe bij MyVIRO. Gepubliceerd op 23 oktober 2026. Laatst bijgewerkt op 23 oktober 2026.
Dit artikel is een informatieve toelichting en geen juridisch advies. Raadpleeg uw sociaal secretariaat voor uw specifieke situatie.