Over de regels van Check In and Out at Work (CIaO) is al veel geschreven. Minder aandacht gaat naar wat er de eerste weken op de werkvloer gebeurt. Want een registratiesysteem kiest u in een namiddag. Dat dertig mensen er elke dag, vier keer per dag, aan denken, is een ander verhaal. En net daar zit het risico: een vergeten registratie is achteraf niet meer recht te zetten, en de boete telt per werknemer.
Waarom gaat het mis, als de regels toch duidelijk zijn?
Omdat registreren een gewoonte moet worden, en gewoontes veranderen niet door een mail of een nieuwe app. Wie al twintig jaar zonder prikklok werkt, denkt er de eerste weken gewoon niet aan. Zeker niet bij een pauze, of als de dag anders loopt dan gepland.
De typische struikelpunten zijn heel concreet:
- De pauze. IN bij aankomst lukt meestal. Maar wie gaat eten, moet ook OUT en daarna weer IN registreren. Dat wordt het vaakst vergeten.
- Het einde van de dag. Een vergeten IN mag nog worden ingevoerd zolang het werk bezig is. Een vergeten OUT kan achteraf niet meer worden aangevuld.
- De ploegbaas die het even voor iedereen doet. Goedbedoeld, maar niet toegelaten: iedereen registreert zichzelf, op de werkplek en op het moment zelf.
- De gsm die in de camionette ligt, een lege batterij of geen bereik in een kelder. Wie de noodprocedure niet kent, registreert die dag niet.
- Mensen die niet bij u op de loonlijst staan. Uitzendkrachten en onderaannemers moeten ook registreren. Wie legt het hen uit?
- Het gevoel van controle. Wie niet weet waarom het moet, voelt zich gevolgd. Dat remt meer dan de techniek.
Wat kost een slechte start?
Voor de werkgever geldt een administratieve boete van 800 tot 8.000 euro of een strafrechtelijke boete van 1.600 tot 16.000 euro, vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers. Ook een werknemer die niet registreert, riskeert een boete.
Maar de boete is niet de enige kost. Elke ontbrekende registratie wordt later een vraag aan de loonadministratie: hoe lang werkte die persoon echt? Wie de eerste maanden laat lopen, krijgt dus ook discussies over uren, correcties en extra werk bij elke loonverwerking.
Hoe pakt u de invoering aan? Zeven stappen
- Begin bij uw ploegbazen en werfleiders. Zij zien elke dag wie er is en wie het vergeet. Als zij er niet achter staan, lukt het niet. Leg het hen eerst uit, apart, en maak hen het aanspreekpunt.
- Leg het uit op de werkvloer, niet per mail. Vijf minuten bij de start van de dag, in de taal van de ploeg, met een gsm in de hand. Vertel ook waarom: het is een wettelijke verplichting, geen extra controle van de baas.
- Maak het zo eenvoudig mogelijk. Een QR-code aan de werfkeet of de ingang, of een app die met geofencing nagaat of iemand echt op de werf is. Registreren moet één handeling zijn. Hoe minder stappen, hoe minder er vergeten wordt.
- Oefen voor het moet. Start enkele weken tot maanden voor de verplichting met een proefperiode zonder gevolgen. Voor de bouw, waar CIaO vanaf 1 april 2027 geldt, is het begin van 2027 een goed moment.
- Kijk de eerste weken elke dag na wie het vergat. Spreek die persoon dezelfde dag aan, rustig en zonder verwijt. Na een paar weken wordt het een reflex.
- Regel wie niet bij u op de loonlijst staat. Spreek met uw uitzendkantoor en onderaannemers af wie hun mensen uitlegt hoe ze registreren en met welk middel.
- Leg de afspraken vast. Gebruiken uw mensen hun eigen gsm, zet dat dan in het arbeidsreglement of de arbeidsovereenkomst. Noteer ook dat u uitleg gaf en een werkend registratiemiddel voorzag.
Tip: maak er een spel van
Wie de eerste maanden vlot wil laten verlopen, beloont beter wat goed gaat dan dat hij alleen bestraft wat misloopt. Een kleine prijs werkt vaak beter dan een strenge mail. Een paar ideeën die weinig kosten:
- Ontbijt of broodjes op de werf voor elke ploeg die een volledige maand zonder vergeten registratie haalt.
- Een foodtruck of frietkot op de werf of aan het depot voor de beste ploeg van het kwartaal.
- Een tombola onder iedereen met een foutloze maand: bioscooptickets, een etentje voor twee, een spa- of wellnessbon of een workshop naar keuze.
- Een ploeguitstap voor de ploeg die het langst foutloos blijft, zoals karting, bowling of een escape room.
- Een goed doel: per foutloze maand schenkt het bedrijf een bedrag aan een goed doel dat de ploeg zelf kiest.
- Erkenning: de ploegbaas van de maand in de nieuwsbrief of op het prikbord, met een woord van de zaakvoerder.
Twee raadgevingen. Beloon liever per ploeg dan per persoon: zo helpen collega's elkaar herinneren, en hangt niemand individueel aan de schandpaal. En vraag aan uw sociaal secretariaat hoe u een beloning fiscaal en sociaal correct geeft, want niet elke prijs is zonder meer belastingvrij.
Wie in uw organisatie moet hiermee bezig zijn?
- De zaakvoerder beslist hoe u registreert en zorgt dat de ploegbazen tijd krijgen om het op te volgen.
- HR zorgt voor de uitleg, het arbeidsreglement en de afspraken met uitzendkrachten en onderaannemers.
- De loonadministratie heeft er het meeste belang bij: correcte registraties zijn ook correcte uren, en dus minder correcties achteraf.
Lees ook
- Valt mijn werf onder CIaO? Zo berekent u de drempel van 500.000 euro
- Onderaannemers en uitzendkrachten onder CIaO: wie registreert wat?
- Eigen gsm en gps voor tijdsregistratie: wat laat de GDPR toe?
Veelgestelde vragen over de invoering van CIaO
De werknemer is zelf verantwoordelijk voor een correcte registratie, op voorwaarde dat het systeem werkt. Geef duidelijke uitleg, voorzie een werkend middel en houd bij dat u dat deed.
U kiest als werkgever het registratiemiddel. Laat u mensen hun eigen gsm gebruiken, maak daar dan afspraken over in het arbeidsreglement of de arbeidsovereenkomst.
Een vergeten IN mag nog worden ingevoerd zolang de activiteit bezig is. Een vergeten OUT kan achteraf niet meer worden aangevuld.
Nee. Iedereen registreert zichzelf, op de werkplek en op het moment zelf.
Minstens enkele weken voor de verplichting, zodat uw mensen kunnen oefenen zonder gevolgen. Voor de bouw geldt CIaO vanaf 1 april 2027, voor werven vanaf 500.000 euro exclusief btw en de levering van stortklaar beton. In de schoonmaak geldt de plicht al sinds 1 september 2024.
Hoe MyVIRO helpt
Met MyVIRO registreren uw medewerkers zelf hun begin, pauzes en einde, op hun eigen toestel en op de werkplek, met locatiecontrole via GPS. De registraties gaan rechtstreeks via de webservice van de RSZ naar CIaO, zonder dat iemand iets moet overtypen. U ziet meteen wie een registratie vergat, zodat u nog dezelfde dag kunt bijsturen. Dezelfde gegevens gaan verder naar uw tijdregistratie en loonvoorbereiding. Lees meer over de oplossing MyVIRO of plan een demo om te zien hoe dat er in de praktijk uitziet.
Bronnen
- Check In and Out at Work, RSZ
- Veelgestelde vragen over CIaO, RSZ (pdf)
- Werken in onroerende staat, RSZ