On a déjà beaucoup écrit sur les règles de Check In and Out at Work (CIaO). On parle moins de ce qui se passe sur le terrain pendant les premières semaines. Car un système d'enregistrement se choisit en un après-midi. Que trente personnes y pensent chaque jour, quatre fois par jour, c'est une autre histoire. Et c'est justement là que se situe le risque : un enregistrement oublié ne peut plus être corrigé après coup, et l'amende se calcule par travailleur.
Pourquoi cela coince-t-il, alors que les règles sont claires ?
Parce que l'enregistrement doit devenir une habitude, et une habitude ne change pas avec un e-mail ou une nouvelle application. Quelqu'un qui travaille depuis vingt ans sans pointeuse n'y pense tout simplement pas les premières semaines. Surtout pas au moment d'une pause, ou quand la journée ne se déroule pas comme prévu.
Les obstacles typiques sont très concrets :
- La pause. L'IN à l'arrivée fonctionne généralement. Mais celui qui part manger doit aussi enregistrer un OUT, puis à nouveau un IN. C'est ce qu'on oublie le plus souvent.
- La fin de la journée. Un IN oublié peut encore être introduit tant que le travail est en cours. Un OUT oublié ne peut plus être complété après coup.
- Le chef d'équipe qui le fait vite pour tout le monde. Bien intentionné, mais pas autorisé : chacun s'enregistre lui-même, sur le lieu de travail et au moment même.
- Le GSM qui reste dans la camionnette, une batterie vide ou pas de réseau dans une cave. Celui qui ne connaît pas la procédure de secours ne s'enregistre pas ce jour-là.
- Les personnes qui ne figurent pas sur votre liste du personnel. Les intérimaires et les sous-traitants doivent aussi s'enregistrer. Qui le leur explique ?
- Le sentiment d'être contrôlé. Celui qui ne sait pas pourquoi c'est obligatoire se sent surveillé. Cela freine davantage que la technique.
Que coûte un mauvais démarrage ?
Pour l'employeur, l'amende administrative va de 800 à 8.000 euros ou l'amende pénale de 1.600 à 16.000 euros, multipliée par le nombre de travailleurs concernés. Un travailleur qui ne s'enregistre pas risque lui aussi une amende.
Mais l'amende n'est pas le seul coût. Chaque enregistrement manquant devient plus tard une question pour l'administration salariale : combien de temps cette personne a-t-elle réellement travaillé ? Si vous laissez filer les premiers mois, vous aurez aussi des discussions sur les heures, des corrections et du travail supplémentaire à chaque calcul des salaires.
Comment aborder la mise en place ? Sept étapes
- Commencez par vos chefs d'équipe et chefs de chantier. Ils voient chaque jour qui est présent et qui oublie. S'ils n'y adhèrent pas, cela ne marchera pas. Expliquez-leur d'abord, séparément, et faites d'eux le point de contact.
- Expliquez-le sur le terrain, pas par e-mail. Cinq minutes au début de la journée, dans la langue de l'équipe, un GSM en main. Dites aussi pourquoi : c'est une obligation légale, pas un contrôle supplémentaire du patron.
- Rendez-le aussi simple que possible. Un code QR sur la baraque de chantier ou à l'entrée, ou une application qui vérifie par géorepérage (geofencing) que la personne se trouve réellement sur le chantier. S'enregistrer doit être un seul geste. Moins il y a d'étapes, moins on oublie.
- Entraînez-vous avant que ce soit obligatoire. Commencez quelques semaines à quelques mois avant l'obligation par une période d'essai sans conséquences. Pour la construction, où CIaO s'applique à partir du 1er avril 2027, le début de 2027 est un bon moment.
- Vérifiez chaque jour, les premières semaines, qui a oublié. Parlez-en à la personne le jour même, calmement et sans reproche. Après quelques semaines, cela devient un réflexe.
- Réglez la situation de ceux qui ne figurent pas sur votre liste du personnel. Convenez avec votre agence d'intérim et vos sous-traitants de qui explique à leurs travailleurs comment s'enregistrer et avec quel moyen.
- Fixez les accords par écrit. Si vos travailleurs utilisent leur propre GSM, inscrivez-le dans le règlement de travail ou le contrat de travail. Notez aussi que vous avez donné des explications et prévu un moyen d'enregistrement qui fonctionne.
Conseil : faites-en un jeu
Pour que les premiers mois se passent bien, mieux vaut récompenser ce qui va bien que seulement sanctionner ce qui ne va pas. Une petite récompense fonctionne souvent mieux qu'un e-mail sévère. Quelques idées peu coûteuses :
- Un petit-déjeuner ou des sandwichs sur le chantier pour chaque équipe qui termine un mois complet sans enregistrement oublié.
- Un food truck ou une friterie sur le chantier ou au dépôt pour la meilleure équipe du trimestre.
- Une tombola parmi tous ceux qui ont un mois sans faute : des places de cinéma, un repas pour deux, un bon spa ou wellness, ou un atelier au choix.
- Une sortie d'équipe pour l'équipe qui reste le plus longtemps sans faute, comme du karting, du bowling ou un escape game.
- Une bonne cause : pour chaque mois sans faute, l'entreprise fait un don à une bonne cause choisie par l'équipe.
- La reconnaissance : le chef d'équipe du mois dans la newsletter ou sur le panneau d'affichage, avec un mot du gérant.
Deux conseils. Récompensez plutôt par équipe que par personne : ainsi, les collègues se rappellent mutuellement de s'enregistrer, et personne n'est montré du doigt individuellement. Et demandez à votre secrétariat social comment octroyer une récompense de manière fiscalement et socialement correcte, car tout prix n'est pas automatiquement exonéré d'impôts.
Qui doit s'en occuper dans votre organisation ?
- Le gérant décide comment vous enregistrez et veille à ce que les chefs d'équipe aient le temps d'assurer le suivi.
- Les RH se chargent des explications, du règlement de travail et des accords avec les intérimaires et les sous-traitants.
- L'administration salariale y a le plus intérêt : des enregistrements corrects, ce sont aussi des heures correctes, et donc moins de corrections après coup.
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Questions fréquentes sur la mise en place de CIaO
Le travailleur est lui-même responsable d'un enregistrement correct, à condition que le système fonctionne. Donnez des explications claires, prévoyez un moyen qui fonctionne et gardez une trace de ce que vous avez fait.
En tant qu'employeur, vous choisissez le moyen d'enregistrement. Si vos travailleurs utilisent leur propre GSM, prévoyez des accords à ce sujet dans le règlement de travail ou le contrat de travail.
Un IN oublié peut encore être introduit tant que l'activité est en cours. Un OUT oublié ne peut plus être complété après coup.
Non. Chacun s'enregistre lui-même, sur le lieu de travail et au moment même.
Au moins quelques semaines avant l'obligation, pour que vos travailleurs puissent s'exercer sans conséquences. Pour la construction, CIaO s'applique à partir du 1er avril 2027, pour les chantiers à partir de 500.000 euros hors TVA et pour la livraison de béton prêt à l'emploi. Dans le nettoyage, l'obligation s'applique déjà depuis le 1er septembre 2024.
Comment MyVIRO vous aide
Avec MyVIRO, vos travailleurs enregistrent eux-mêmes leur début, leurs pauses et leur fin de prestation, sur leur propre appareil et sur le lieu de travail, avec contrôle de la localisation par GPS. Les enregistrements sont transmis directement à CIaO via le service web de l'ONSS, sans que personne ne doive les encoder. Vous voyez immédiatement qui a oublié un enregistrement, ce qui vous permet de corriger le tir le jour même. Les mêmes données alimentent votre enregistrement du temps et votre préparation de la paie. Découvrez la solution MyVIRO ou planifiez une démo pour voir comment cela fonctionne en pratique.
Sources
- Check In and Out at Work, ONSS
- Questions fréquentes sur CIaO, ONSS (pdf)
- Checkinatwork : travaux immobiliers, ONSS