Ja, u mag de eigen gsm van werknemers gebruiken voor tijds- en aanwezigheidsregistratie, maar u blijft als werkgever verantwoordelijk voor het registratiemiddel en de gps mag alleen het strikt noodzakelijke vastleggen. Onder de GDPR hebt u een duidelijk doel nodig, beperkt u de locatie tot het moment van registratie en informeert u uw werknemers vooraf volledig.
Veel werkgevers met mensen op de baan of op de werf kiezen voor een app op de smartphone die de werknemer al op zak heeft. Dat is praktisch en goedkoop, maar het raakt aan privacy: een privétoestel bevat berichten, foto's en een locatie die ook buiten de werkuren beschikbaar is. Wie daar slordig mee omgaat, riskeert een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
In dit artikel leest u wat Checkinatwork (CIaO) en de schoonmaakcao (PC 121) van u vragen, hoe het zit met een gsm-vergoeding, welke principes de GBA hanteert in beslissing 61/2025 en wat er in uw geolocatiebeleid hoort, met een checklist en alternatieven zoals een badge of een toestel ter plaatse.
Moet u als werkgever zelf een registratiemiddel voorzien voor CIaO?
Ja. De RSZ is daar duidelijk over: wie onder Checkinatwork valt, moet als werkgever “registratiemiddelen ter beschikking stellen”. U mag daarbij meerdere kanalen combineren, bijvoorbeeld een app, een QR-code of een webservice die gekoppeld is aan een badge- of track-and-tracesysteem. Het middel moet compatibel zijn met het registratieapparaat op de arbeidsplaats.
Vandaag geldt CIaO voorlopig voor de schoonmaaksector. Vanaf 1 april 2027 komen er werken in onroerende staat van minstens 500.000 euro exclusief btw en de levering van stortklaar beton bij. Wie precies onder de verplichting valt en welke gegevens u registreert, leest u op onze pagina over de CIaO-verplichting voor werkgevers in detail.
Er is geen algemene wet die een werknemer verplicht zijn privésmartphone te gebruiken. Omdat de registratieplicht bij u ligt, houdt u best altijd een alternatief achter de hand. In de schoonmaak staat dat uitdrukkelijk in de sectorcao; voor andere sectoren is het een voorzichtige interpretatie.
Wat zegt de cao van PC 121 over de eigen smartphone?
Het paritair comité voor de schoonmaak (PC 121) sloot op 29 november 2023 een cao over aanwezigheidsregistratie, die sinds 1 januari 2024 van kracht is.
- Alternatief bij weigering: wil een werknemer zijn privésmartphone niet gebruiken, dan “zal de werkgever een alternatief voorstellen” (artikel 2).
- Locatie enkel bij registratie: de lokalisatie is beperkt tot het moment van in- of uitchecken, niet daarvoor en niet daarna (artikel 6).
- Geen toegang tot privégegevens: de app mag niet aan gegevens die niet nodig zijn, zoals privéberichten of foto's (artikel 6).
- Vergoeding van 7 euro per maand voor de werknemer die zijn eigen smartphone gebruikt om te registreren.
Voor die maandelijkse vergoeding gelden drie voorwaarden. Ze wordt niet geproratiseerd: wie een deel van de maand werkt, krijgt het volledige bedrag. Ze is niet verschuldigd bij een volledige maand afwezigheid. En ze geldt niet wanneer de werknemer registreert via een toestel van de werkgever of een pc ter plaatse.
Lees op onze pagina voor schoonmaakbedrijven hoe u planning en registratie in deze sector op elkaar afstemt.
Is een vergoeding voor de eigen gsm vrij van RSZ-bijdragen?
Niet automatisch. De RSZ-lijst met aanvaarde forfaits kent geen apart forfait voor het gebruik van een privé-gsm. Er bestaan wel forfaits van 20 euro per maand voor internet en 20 euro per maand voor een pc, maar alleen bij wezenlijk en regelmatig professioneel gebruik en nooit bij occasioneel gebruik.
Wilt u de kosten toch vergoeden, dan is de vergoeding volgens de RSZ-instructies alleen vrij van bijdragen als aan drie voorwaarden voldaan is:
- de kost is gemaakt in het kader van de dienstbetrekking;
- de kost is met bewijsstukken te verantwoorden;
- de kost wordt niet dubbel terugbetaald, bijvoorbeeld niet ook al via een ander forfait.
Wat boven de werkelijke kosten uitgaat, wordt als loon beschouwd. Of de sectorale 7 euro in PC 121 vrij is van RSZ en belastingen, vonden wij niet bevestigd in een officiële bron. Laat dat nakijken door uw sociaal secretariaat voordat u de vergoeding in de loonverwerking opneemt.
Wat leert beslissing 61/2025 van de GBA over geolocatie?
Op 25 maart 2025 nam de Geschillenkamer van de GBA beslissing ten gronde nr. 61/2025. Het ging om geolocatie in bedrijfswagens die ook privé gebruikt werden. De zaak gaat dus niet over een registratie-app, maar de principes gelden voor elk systeem dat de locatie van werknemers vastlegt.
| Principe | Wat de GBA vaststelde | Wat het betekent voor uw registratie |
|---|---|---|
| Rechtsgrond | Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) werd aanvaard als rechtsgrond. | Benoem uw rechtsgrond en motiveer concreet waarom u de gegevens nodig hebt. |
| Doelbinding | Geschonden: het beleid zei dat controle “niet het doel” was, terwijl het systeem wel de werkuren controleerde. | Schrijf het echte doel op, bijvoorbeeld aanwezigheidsregistratie voor CIaO of de controle van uren voor de loonvoorbereiding. |
| Proportionaliteit | Continue registratie is onevenredig; het systeem moet buiten de werkuren uit kunnen, en zelf aan- en uitzetten door de werknemer geldt als best practice. | Leg de locatie alleen vast wanneer de werknemer zelf in- of uitcheckt, nooit doorlopend. |
| Transparantie | Geschonden: vage doelen en rechtsgrond, en gegevenscategorieën die eindigden op “et cetera”. | Som de verwerkte gegevens volledig op, zonder open opsomming. |
| Bewaartermijn | Er ontbraken bewaartermijnen, wat bijdroeg tot de schending van artikelen 12, 13 en 14 AVG. | Bepaal en communiceer een termijn; de GBA legt zelf geen concreet aantal maanden op. |
| Schriftelijke afspraken | Een aparte overeenkomst of een bijlage bij de arbeidsovereenkomst geldt als extra best practice. | Leg uw geolocatiebeleid vast in zo'n apart document en bezorg het aan elke werknemer. |
Advocatenkantoor Claeys & Engels wijst erop dat gegevens zoals locatie, kilometers, start- en eindtijd en stoptijden in die zaak wel als noodzakelijk werden beschouwd. Volgens de auteurs volstaan in zo'n situatie een gedetailleerd geolocatiebeleid en een bijgewerkte privacyverklaring.
Een korte toelichting over locatiegegevens vindt u ook in ons artikel wat is een ESS-app; hier gaan we dieper in op wat u concreet moet regelen.
Hebt u een DPIA nodig en wie moet u vooraf informeren?
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA)
Een DPIA is een schriftelijke risicoanalyse die u maakt voordat u een verwerking start. De GBA raadt ze aan zodra meerdere risicocriteria samenkomen, en “kwetsbare betrokkenen, zoals werknemers” en “stelselmatige monitoring” zijn er twee van. Grootschalige of systematische verwerking van locatiegegevens staat bovendien op de GBA-lijst van verwerkingen waarvoor een DPIA verplicht is.
Informatieplicht tegenover de werknemers
Vóór de ingebruikname informeert u elke betrokken werknemer schriftelijk over:
- de rechtsgrond en de doelen van de verwerking;
- wie gecontroleerd wordt en hoelang het systeem loopt;
- welke gegevens u precies verwerkt en hoelang u ze bewaart;
- hun rechten, waaronder inzage, verbetering en het recht om klacht in te dienen bij de GBA.
Cao nr. 39 bij de invoering van nieuwe technologie
Er bestaat geen Belgische wet of cao die specifiek over de geolocatie van werknemers gaat. Bij de invoering van een nieuwe registratietechnologie kan wel cao nr. 39 over nieuwe technologieën van toepassing zijn, met een procedure van informatie en raadpleging zodra minstens 10 werknemers betrokken zijn.
Lees in deze juridische analyse over het lokaliseren van werknemers hoe gegevens die in strijd met de GDPR verkregen werden, in een arbeidszaak uit 2019 als bewijs geweerd werden.
Checklist: wat hoort in uw geolocatie- en privacybeleid?
Gebruik deze lijst als basis voor een apart geolocatiebeleid, naast uw algemene privacyverklaring.
- Doel: omschrijf het echte doel, bijvoorbeeld de wettelijke aanwezigheidsregistratie onder CIaO en de controle van gepresteerde uren voor de loonvoorbereiding.
- Rechtsgrond: vermeld welke rechtsgrond u gebruikt; de GBA aanvaardde gerechtvaardigd belang, op voorwaarde dat u het concreet motiveert.
- Gegevens: som alle gegevenscategorieën volledig op (tijdstip, locatie bij registratie, werf of opdracht, toestel), zonder “enzovoort”.
- Moment van lokalisatie: leg vast dat de locatie alleen bij het in- en uitchecken wordt vastgelegd en nooit buiten de werkuren.
- Toegang tot het toestel: bevestig dat de app geen toegang heeft tot privéberichten, foto's of andere niet-noodzakelijke gegevens.
- Bewaartermijn: bepaal per gegevenscategorie hoelang u bewaart en wanneer u verwijdert of anonimiseert.
- Alternatief: beschrijf welk registratiemiddel een werknemer krijgt die zijn eigen gsm niet wil gebruiken.
- Vergoeding: vermeld of u een vergoeding betaalt voor de eigen smartphone, hoeveel en onder welke voorwaarden.
- Procedure: documenteer de DPIA, het overleg onder cao nr. 39 waar dat van toepassing is, en de datum waarop elke werknemer het beleid ontving.
Welke alternatieven hebt u als een werknemer zijn eigen gsm weigert?
Een alternatief hoeft niet duur te zijn. De RSZ laat toe meerdere kanalen naast elkaar te gebruiken, dus u kunt de app aanbieden aan wie dat wil en een ander middel voorzien voor de anderen.
- Badge aan een terminal: de werknemer registreert met een badge op een toestel op de werkplek, dat via een webservice met CIaO verbonden is.
- Toestel van de werkgever: een dienstsmartphone of een gedeelde tablet op de werf of in de bestelwagen.
- Pc ter plaatse: registratie via een computer op de arbeidsplaats, bijvoorbeeld aan het onthaal of in een werfkeet.
Let op het verband met de vergoeding: in PC 121 is de 7 euro niet verschuldigd als de werknemer registreert via een toestel van de werkgever of een pc ter plaatse.
In ons stappenplan om CIaO in te voeren en medewerkers mee te krijgen leest u hoe u weigeringen in de praktijk opvangt.
Hoe MyVIRO helpt
MyVIRO is gebouwd met deze principes in gedachten. De app registreert de locatie alleen op het moment van in- en uitchecken, nooit buiten de werkuren. Werknemers starten de registratie zelf, en per team kiest u welke functies zichtbaar zijn. De registraties gaan via de webservice van de RSZ rechtstreeks naar CIaO, en de gegevens blijven in België.
In de backoffice ziet u vóór de loonvoorbereiding meteen ontbrekende check-ins, afwijkende locaties en openstaande goedkeuringen. Wil een werknemer zijn eigen smartphone niet gebruiken, dan werkt dezelfde app ook op een dienstsmartphone, op iOS en Android.
- Bekijk hoe MyVIRO werkt van Check In/Out tot volledige self-service
- Lees wat MyVIRO voor bedrijven concreet oplevert
Vraag een demo aan en bekijk samen met ons hoe u registratie en privacy in één keer goed regelt.
Lees ook
- Wat is een ESS-app? Employee self-service uitgelegd voor Belgische werkgevers
- Is verplaatsingstijd arbeidstijd? Zo registreert u mobiliteit voor payroll
- Ziek melden via een app: wanneer is een ziektebriefje verplicht in 2026?
Veelgestelde vragen over eigen gsm, gps en GDPR
Er is geen algemene wet die dat oplegt of uitdrukkelijk toelaat. Onder CIaO moet de werkgever zelf registratiemiddelen ter beschikking stellen, en in de schoonmaak (PC 121) moet u een alternatief voorstellen aan wie weigert.
Nee. De GBA oordeelde in beslissing 61/2025 dat continue registratie onevenredig is en dat het systeem buiten de werkuren uit moet kunnen. De cao van PC 121 beperkt de lokalisatie tot het moment van registratie.
In PC 121 is dat 7 euro per maand, zonder prorata en niet verschuldigd bij een volledige maand afwezigheid. Voor andere sectoren bestaat er geen algemeen bedrag en ook geen apart RSZ-forfait voor een privé-gsm.
De GBA legt geen vaste termijn op, maar u moet er wel een bepalen en die aan de werknemers meedelen. Ontbrekende bewaartermijnen waren een van de transparantiegebreken in beslissing 61/2025.
Dan voorziet u een ander middel, zoals een badge aan een terminal, een toestel van de werkgever of een pc ter plaatse. De RSZ laat toe verschillende registratiekanalen te combineren.
Bronnen
- RSZ, Check in at work: hoe registreren: socialsecurity.be
- RSZ, administratieve instructies DmfA over kostenvergoedingen: socialsecurity.be, instructies
- FOD Werkgelegenheid, cao PC 121 van 29 november 2023 over aanwezigheidsregistratie (pdf): werk.belgie.be
- ACCG, PC 121 forfaitaire vergoeding smartphone (pdf): accg.be
- Gegevensbeschermingsautoriteit, beslissing ten gronde nr. 61/2025 van 25 maart 2025 (pdf): autoriteprotectiondonnees.be
- Claeys & Engels, Geolocalisatie van bedrijfswagens: bevestiging van de principes van de GBA: lexgo.be
Auteur: Jean-Philippe Delberghe bij MyVIRO. Gepubliceerd op 23 oktober 2026. Laatst bijgewerkt op 23 oktober 2026.
Dit artikel is een informatieve toelichting en geen juridisch advies. Raadpleeg uw sociaal secretariaat voor uw specifieke situatie.