Oui, vous pouvez utiliser le GSM personnel des travailleurs pour l'enregistrement du temps et des présences, mais en tant qu'employeur vous restez responsable du moyen d'enregistrement et le GPS ne peut enregistrer que le strict nécessaire. Sous le RGPD, il vous faut une finalité claire, vous limitez la localisation au moment de l'enregistrement et vous informez vos travailleurs complètement et à l'avance.
De nombreux employeurs dont le personnel est sur la route ou sur chantier optent pour une application sur le smartphone que le travailleur a déjà en poche. C'est pratique et peu coûteux, mais cela touche à la vie privée : un appareil privé contient des messages, des photos et une localisation disponible aussi en dehors des heures de travail. En agissant à la légère, vous risquez une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (APD).
Dans cet article, vous découvrez ce que Check In and Out at Work (CIaO) et la CCT du nettoyage (CP 121) exigent, comment fonctionne une indemnité pour le GSM, quels principes l'APD applique dans la décision 61/2025 et ce que doit contenir votre politique de géolocalisation, avec une checklist et des alternatives comme un badge ou un appareil sur place.
En tant qu'employeur, devez-vous fournir vous-même un moyen d'enregistrement pour CIaO ?
Oui. L'ONSS est clair à ce sujet : l'employeur soumis à Check In and Out at Work doit « mettre des moyens d'enregistrement à disposition ». Vous pouvez combiner plusieurs canaux, par exemple une application, un code QR ou un service web relié à un système de badge ou de track and trace. Le moyen doit être compatible avec l'appareil d'enregistrement sur le lieu de travail.
Pour l'instant, CIaO s'applique au secteur du nettoyage. À partir du 1er avril 2027, il couvrira aussi les travaux immobiliers d'au moins 500.000 euros hors TVA et la livraison de béton prêt à l'emploi. Qui est exactement concerné et quelles données vous enregistrez, vous le lisez sur notre page consacrée à l' obligation CIaO pour les employeurs en détail.
Aucune loi générale n'oblige un travailleur à utiliser son smartphone privé. Comme l'obligation d'enregistrement repose sur vous, il est préférable de toujours prévoir une alternative. Dans le nettoyage, c'est prévu explicitement par la CCT sectorielle ; pour les autres secteurs, c'est une interprétation prudente.
Que dit la CCT de la CP 121 sur le smartphone personnel ?
La commission paritaire du nettoyage (CP 121) a conclu le 29 novembre 2023 une CCT sur l'enregistrement des présences, en vigueur depuis le 1er janvier 2024.
- Alternative en cas de refus : si un travailleur ne veut pas utiliser son smartphone privé, « l'employeur proposera une alternative » (article 2).
- Localisation uniquement lors de l'enregistrement : la localisation est limitée au moment du check-in ou du check-out, ni avant ni après (article 6).
- Pas d'accès aux données privées : l'application ne peut pas accéder aux données non nécessaires, comme les messages privés ou les photos (article 6).
- Indemnité de 7 euros par mois pour le travailleur qui utilise son propre smartphone pour s'enregistrer.
Trois conditions s'appliquent à cette indemnité mensuelle. Elle n'est pas proratisée : celui qui travaille une partie du mois reçoit le montant complet. Elle n'est pas due en cas d'absence pendant un mois complet. Et elle ne s'applique pas lorsque le travailleur s'enregistre via un appareil de l'employeur ou un PC sur place.
Découvrez sur notre page pour les entreprises de nettoyage comment aligner planning et enregistrement dans ce secteur.
Une indemnité pour le GSM personnel est-elle exonérée de cotisations ONSS ?
Pas automatiquement. La liste ONSS des forfaits acceptés ne prévoit aucun forfait distinct pour l'utilisation d'un GSM privé. Il existe bien des forfaits de 20 euros par mois pour internet et de 20 euros par mois pour un PC, mais uniquement en cas d'usage professionnel substantiel et régulier, jamais pour un usage occasionnel.
Si vous souhaitez malgré tout rembourser les frais, l'indemnité n'est exonérée de cotisations selon les instructions de l'ONSS que si trois conditions sont remplies :
- le frais est exposé dans le cadre de l'occupation ;
- le frais peut être justifié par des pièces justificatives ;
- le frais n'est pas remboursé deux fois, par exemple pas déjà via un autre forfait.
Ce qui dépasse les frais réels est considéré comme de la rémunération. Nous n'avons pas trouvé de source officielle confirmant que les 7 euros sectoriels de la CP 121 sont exonérés d'ONSS et d'impôts. Faites-le vérifier par votre secrétariat social avant d'intégrer l'indemnité dans le traitement de la paie.
Que nous apprend la décision 61/2025 de l'APD sur la géolocalisation ?
Le 25 mars 2025, la Chambre Contentieuse de l'APD a rendu la décision quant au fond n° 61/2025. Elle portait sur la géolocalisation de voitures de société également utilisées à titre privé. L'affaire ne concerne donc pas une application d'enregistrement, mais les principes valent pour tout système qui enregistre la localisation des travailleurs.
| Principe | Ce que l'APD a constaté | Ce que cela signifie pour votre enregistrement |
|---|---|---|
| Base juridique | L'intérêt légitime (article 6.1.f RGPD) a été accepté comme base juridique. | Nommez votre base juridique et expliquez concrètement pourquoi vous avez besoin des données. |
| Limitation des finalités | Violée : la politique indiquait que le contrôle « n'était pas la finalité », alors que le système contrôlait bel et bien les heures de travail. | Écrivez la finalité réelle, par exemple l'enregistrement des présences pour CIaO ou le contrôle des heures pour la préparation de la paie. |
| Proportionnalité | L'enregistrement continu est disproportionné ; le système doit pouvoir être désactivé en dehors des heures de travail, et l'activation par le travailleur lui-même est une bonne pratique. | N'enregistrez la localisation que lorsque le travailleur pointe lui-même, jamais en continu. |
| Transparence | Violée : finalités et base juridique vagues, et catégories de données se terminant par « et cetera ». | Énumérez les données traitées de manière complète, sans liste ouverte. |
| Durée de conservation | Les durées de conservation manquaient, ce qui a contribué à la violation des articles 12, 13 et 14 du RGPD. | Fixez et communiquez une durée ; l'APD n'impose elle-même aucun nombre de mois précis. |
| Accords écrits | Une convention distincte ou une annexe au contrat de travail est considérée comme une bonne pratique supplémentaire. | Consignez votre politique de géolocalisation dans un tel document distinct et remettez-le à chaque travailleur. |
Le cabinet d'avocats Claeys & Engels souligne que des données comme la localisation, les kilomètres, l'heure de début et de fin et les temps d'arrêt ont bien été jugées nécessaires dans cette affaire. Selon les auteurs, une politique de géolocalisation détaillée et une déclaration de confidentialité mise à jour suffisent dans une telle situation.
Vous trouverez aussi une brève explication sur les données de localisation dans notre article qu'est-ce qu'une application ESS; ici, nous approfondissons ce que vous devez régler concrètement.
Avez-vous besoin d'une AIPD et qui devez-vous informer au préalable ?
Analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD)
Une AIPD est une analyse de risques écrite que vous réalisez avant de lancer un traitement. L'APD la recommande dès que plusieurs critères de risque sont réunis, et « personnes concernées vulnérables, comme les travailleurs » et « surveillance systématique » en font partie. Le traitement à grande échelle ou systématique de données de localisation figure en outre sur la liste de l'APD des traitements pour lesquels une AIPD est obligatoire.
Obligation d'information envers les travailleurs
Avant la mise en service, vous informez par écrit chaque travailleur concerné sur :
- la base juridique et les finalités du traitement ;
- qui est contrôlé et pendant combien de temps le système fonctionne ;
- quelles données vous traitez exactement et combien de temps vous les conservez ;
- leurs droits, dont l'accès, la rectification et le droit d'introduire une plainte auprès de l'APD.
La CCT n° 39 lors de l'introduction d'une nouvelle technologie
Aucune loi ni CCT belge ne traite spécifiquement de la géolocalisation des travailleurs. Lors de l'introduction d'une nouvelle technologie d'enregistrement, la CCT n° 39 relative aux nouvelles technologies peut toutefois s'appliquer, avec une procédure d'information et de consultation dès qu'au moins 10 travailleurs sont concernés.
Lisez dans cette analyse juridique sur la localisation des travailleurs comment des données obtenues en violation du RGPD ont été écartées comme preuve dans une affaire de droit du travail de 2019.
Checklist : que doit contenir votre politique de géolocalisation et de confidentialité ?
Utilisez cette liste comme base pour une politique de géolocalisation distincte, à côté de votre déclaration de confidentialité générale.
- Finalité : décrivez la finalité réelle, par exemple l'enregistrement légal des présences sous CIaO et le contrôle des heures prestées pour la préparation de la paie.
- Base juridique : indiquez quelle base juridique vous utilisez ; l'APD a accepté l'intérêt légitime, à condition de le motiver concrètement.
- Données : énumérez toutes les catégories de données de manière complète (heure, localisation lors de l'enregistrement, chantier ou mission, appareil), sans « etc. ».
- Moment de la localisation : précisez que la localisation n'est enregistrée qu'au check-in et au check-out, et jamais en dehors des heures de travail.
- Accès à l'appareil : confirmez que l'application n'a pas accès aux messages privés, aux photos ou à d'autres données non nécessaires.
- Durée de conservation : fixez par catégorie de données combien de temps vous les conservez et quand vous les supprimez ou les anonymisez.
- Alternative : décrivez quel moyen d'enregistrement reçoit un travailleur qui ne veut pas utiliser son propre GSM.
- Indemnité : indiquez si vous payez une indemnité pour le smartphone personnel, son montant et ses conditions.
- Procédure : documentez l'AIPD, la concertation au titre de la CCT n° 39 le cas échéant, et la date à laquelle chaque travailleur a reçu la politique.
Quelles alternatives avez-vous si un travailleur refuse d'utiliser son propre GSM ?
Une alternative ne doit pas être coûteuse. L'ONSS permet d'utiliser plusieurs canaux en parallèle : vous pouvez proposer l'application à ceux qui le souhaitent et prévoir un autre moyen pour les autres.
- Badge sur une borne : le travailleur s'enregistre avec un badge sur un appareil installé sur le lieu de travail, relié à CIaO via un service web.
- Appareil de l'employeur : un smartphone de service ou une tablette partagée sur le chantier ou dans la camionnette.
- PC sur place : enregistrement via un ordinateur sur le lieu de travail, par exemple à l'accueil ou dans une baraque de chantier.
Attention au lien avec l'indemnité : dans la CP 121, les 7 euros ne sont pas dus lorsque le travailleur s'enregistre via un appareil de l'employeur ou un PC sur place.
Dans notre plan par étapes pour introduire CIaO et convaincre les travailleurs vous lisez comment gérer les refus en pratique.
Comment MyVIRO vous aide
MyVIRO a été conçu en tenant compte de ces principes. L'application n'enregistre la localisation qu'au moment du check-in et du check-out, jamais en dehors des heures de travail. Les travailleurs lancent eux-mêmes l'enregistrement, et vous choisissez par équipe quelles fonctions sont visibles. Les enregistrements sont transmis directement à CIaO via le service web de l'ONSS, et les données restent en Belgique.
Dans le back-office, vous voyez immédiatement, avant la préparation de la paie, les check-ins manquants, les localisations divergentes et les approbations en attente. Si un travailleur ne veut pas utiliser son propre smartphone, la même application fonctionne aussi sur un smartphone de service, sous iOS et Android.
- Découvrez comment fonctionne MyVIRO du Check In/Out au self-service complet
- Lisez ce que MyVIRO pour les entreprises apporte concrètement
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Questions fréquentes sur le GSM personnel, le GPS et le RGPD
Aucune loi générale ne l'impose ni ne l'autorise explicitement. Sous CIaO, l'employeur doit mettre des moyens d'enregistrement à disposition, et dans le nettoyage (CP 121) vous devez proposer une alternative à celui qui refuse.
Non. Dans la décision 61/2025, l'APD a jugé que l'enregistrement continu est disproportionné et que le système doit pouvoir être désactivé en dehors des heures de travail. La CCT de la CP 121 limite la localisation au moment de l'enregistrement.
Dans la CP 121, elle s'élève à 7 euros par mois, sans proratisation et non due en cas d'absence pendant un mois complet. Pour les autres secteurs, il n'existe pas de montant général ni de forfait ONSS distinct pour un GSM privé.
L'APD n'impose pas de durée fixe, mais vous devez en fixer une et la communiquer aux travailleurs. L'absence de durées de conservation faisait partie des manquements à la transparence dans la décision 61/2025.
Vous prévoyez alors un autre moyen, comme un badge sur une borne, un appareil de l'employeur ou un PC sur place. L'ONSS permet de combiner différents canaux d'enregistrement.
Sources
- ONSS, Check in at work : comment s'enregistrer (en néerlandais) : socialsecurity.be
- ONSS, instructions administratives DmfA sur les remboursements de frais (en néerlandais) : socialsecurity.be, instructions
- SPF Emploi, CCT CP 121 du 29 novembre 2023 sur l'enregistrement des présences (pdf, en néerlandais) : werk.belgie.be
- ACCG, CP 121 indemnité forfaitaire smartphone (pdf, en néerlandais) : accg.be
- Autorité de protection des données, décision quant au fond n° 61/2025 du 25 mars 2025 (pdf, en néerlandais) : autoriteprotectiondonnees.be
- Claeys & Engels, Géolocalisation des voitures de société : confirmation des principes de l'APD (en néerlandais) : lexgo.be
Auteur : Jean-Philippe Delberghe chez MyVIRO. Publié le 23 octobre 2026. Dernière mise à jour le 23 octobre 2026.
Cet article est une explication informative et ne constitue pas un avis juridique. Consultez votre secrétariat social pour votre situation spécifique.