Ja, een werknemer kan zich ziek melden via een app, als uw arbeidsreglement die app als meldkanaal voorziet. Een ziektebriefje is sinds 1 januari 2026 twee keer per kalenderjaar niet nodig voor de eerste ziektedag, tenzij u minder dan 50 werknemers telt en via het arbeidsreglement of een ondernemingscao uitdrukkelijk een attest vanaf dag één oplegt.
De wet schrijft geen vorm voor de ziekmelding voor. Ze vraagt alleen dat de werknemer zijn werkgever onmiddellijk verwittigt, behalve bij overmacht. Hoe dat precies gebeurt, regelt u in het arbeidsreglement.
Voor bedrijven met mensen op de baan of op de werf is dat geen detail. Een ploegbaas die om 6 uur een sms krijgt, een planner die het pas om 9 uur hoort en een attest dat drie dagen later in een bakje belandt: zo ontstaan fouten in de planning en in het gewaarborgd loon.
In dit artikel leest u wanneer een ziektebriefje verplicht is, wat erop staat en wat niet, welke regels gelden voor de controlearts en de hervalling, hoe het zit met het digitale attest via Mult-eMediatt en hoe u een app als meldkanaal correct vastlegt in uw arbeidsreglement.
Mag een werknemer zich ziek melden via een app?
De wet zegt dat de werknemer zijn werkgever onmiddellijk op de hoogte brengt van zijn arbeidsongeschiktheid. Ze legt geen kanaal op: telefoon, mail of een bericht in een app zijn op zich allemaal mogelijk. Het arbeidsreglement bepaalt meestal binnen welke termijn en wie verwittigd moet worden.
Geen enkele officiële bron zegt uitdrukkelijk dat u een app als enig kanaal mag opleggen. Onze lezing: een app als meldkanaal opnemen in het arbeidsreglement lijkt mogelijk, maar voorzie altijd een niet-digitaal alternatief, bijvoorbeeld een vast telefoonnummer.
Het kanaal doet ertoe, omdat te laat verwittigen gevolgen heeft. Wie zonder overmacht te laat meldt, kan het gewaarborgd loon verliezen voor de dagen vóór de melding. Een melding in een app laat een spoor na met datum en uur.
Wanneer is een ziektebriefje verplicht sinds 1 januari 2026?
Een attest is nodig als een cao of het arbeidsreglement dat oplegt, of als de werkgever erom vraagt. De werknemer bezorgt het binnen 2 werkdagen, tenzij een cao of het arbeidsreglement een andere termijn bepaalt.
Sinds 1 januari 2026 geldt een kleinere vrijstelling: een werknemer mag nog maar twee keer per kalenderjaar (vroeger drie keer) de eerste dag van arbeidsongeschiktheid zonder attest afwezig zijn. Dat geldt zowel voor een afwezigheid van één dag als voor de eerste dag van een langere afwezigheid. De basis is de wet van 19 december 2025 tot uitvoering van een versterkt terug-naar-werkbeleid (Belgisch Staatsblad 30 december 2025).
Kleine werkgevers hebben een uitzondering. Telt u op 1 januari minder dan 50 werknemers, dan mag u toch voor elke ziektedag een attest eisen, maar alleen via het arbeidsreglement of een ondernemingscao en alleen als die afwijking uitdrukkelijk is opgeschreven. U telt per juridische entiteit.
| Situatie | Attest nodig? | Basis |
|---|---|---|
| Eerste ziektedag, eerste of tweede keer dit kalenderjaar, werkgever met 50 of meer werknemers | Nee, voor die eerste dag mag u geen attest eisen | Wettelijke vrijstelling, sinds 1 januari 2026 twee keer per kalenderjaar |
| Eerste ziektedag, derde keer of later dit kalenderjaar | Ja, de vrijstelling voor dit jaar is op | Twee vrijstellingen opgebruikt; attest op vraag van cao, arbeidsreglement of werkgever |
| Werkgever met minder dan 50 werknemers op 1 januari, met uitdrukkelijke clausule | Ja, voor elke ziektedag, ook de eerste | Afwijking in arbeidsreglement of ondernemingscao, uitdrukkelijk geformuleerd |
| Werkgever met minder dan 50 werknemers, zonder zo'n clausule | Nee voor de eerste dag, binnen de twee vrijstellingen per jaar | Gewone wettelijke regel, want er is geen afwijking vastgelegd |
| Tweede en volgende dagen van een langere afwezigheid | Ja, wanneer cao, arbeidsreglement of werkgever het vraagt | Attest binnen 2 werkdagen, tenzij cao of arbeidsreglement anders bepaalt |
| Werknemer verwittigt te laat, zonder overmacht | Attest volgens de gewone regels, maar het loon staat op het spel | Gewaarborgd loon kan vervallen voor de dagen vóór de melding |
Wat staat er op een ziektebriefje, en wat mag u niet vragen?
Het attest vermeldt dat de werknemer arbeidsongeschikt is, hoe lang dat vermoedelijk duurt en of hij zich mag verplaatsen. De aard van de ziekte staat er nooit op: die valt onder het medisch geheim (artikel 31, §2 van de arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978).
U mag als werkgever dus nooit naar een diagnose vragen, niet bij de melding, niet in de app en niet tijdens het contact met de zieke werknemer. Diagnose en behandeling vallen onder het beroepsgeheim van de arts.
Voor een app betekent dat: het systeem bewaart de afwezigheid (van wanneer tot wanneer) en het attest, niet de diagnose. Een vrij tekstveld voor 'klachten' of 'reden' hoort er niet in. Beperk ook wie het attest kan openen: een leidinggevende moet weten dat iemand afwezig is, niet het attest zelf zien. Hoe een personeelsapp omgaat met andere gevoelige gegevens, zoals locatie, leest u in ons artikel Wat is een ESS-app? op deze blog.
Wat mag u controleren via een controlearts?
U mag de arbeidsongeschiktheid laten controleren door een controlearts naar keuze, en de werknemer moet die controle ondergaan. De controlearts gaat alleen na of er arbeidsongeschiktheid is. Hij mag de diagnose niet aan u doorgeven.
- Beschikbaarheid: een beschikbaarheidsperiode, waarin de werknemer bereikbaar moet zijn voor een controle, duurt maximaal 4 opeenvolgende uren, tussen 7 en 20 uur.
- Medisch geschil: zijn de behandelende arts en de controlearts het niet eens, dan volgt een scheidsrechterlijke arbitrage. Sinds 1 mei 2026 kost die 130,58 euro honorarium en 66,16 euro administratiekosten.
Wat verandert er bij hervalling en bij contact tijdens ziekte?
Dezelfde wet van 19 december 2025 verlengt de hervaltermijn voor het gewaarborgd loon van 14 dagen naar 8 weken. Wordt een werknemer opnieuw ziek binnen 8 weken na het einde van een vorige ziekteperiode, dan kan dat voor het gewaarborgd loon als hervalling gelden in plaats van als nieuwe periode. Een correcte begin- en einddatum van elke afwezigheid bepaalt dus mee hoeveel gewaarborgd loon u betaalt.
Daarnaast moet het arbeidsreglement voortaan een procedure bevatten voor het contact met zieke werknemers: wie neemt contact op, hoe en wanneer. Dat contact gaat over de afwezigheid, de planning en de terugkeer, nooit over de ziekte zelf.
Een afwezigheid die pas laat bevestigd wordt, leidt achteraf tot looncorrecties. Lees daarover waarom payroll onnodig duur wordt wanneer afwijkingen te laat binnenkomen.
Komt het ziektebriefje digitaal binnen via Mult-eMediatt?
Met Mult-eMediatt kan de arts het attest elektronisch naar de e-Box Enterprise van de werkgever sturen. Dat gebeurt alleen met toestemming van de werknemer, en de werkgever moet in zijn e-Box de optie 'alles digitaal' activeren. De werknemer moet zijn werkgever nog altijd zelf verwittigen: het elektronische attest vervangt de ziekmelding niet.
De volledige uitrol was gepland in de loop van 2025. Eind 2025 schreef het observatorium van het RIZIV echter nog dat de patiënt indien nodig 'nog steeds een papieren attest voor de werkgever' krijgt. Of Mult-eMediatt in oktober 2026 voor alle werkgevers werkt, is niet bevestigd. Spreek daarom in het arbeidsreglement af hoe een werknemer een papieren attest bezorgt, bijvoorbeeld als foto in de app, en of u het origineel wilt ontvangen.
Hoe legt u ziekmelden via een app vast in uw arbeidsreglement?
Gebruik deze stappen als leidraad voor het hoofdstuk over arbeidsongeschiktheid. Laat de tekst nalezen door uw sociaal secretariaat of juridisch adviseur en volg de gewone procedure om het arbeidsreglement te wijzigen.
- Meldplicht: schrijf op dat de werknemer onmiddellijk verwittigt, bijvoorbeeld vóór het begin van zijn shift, en wie hij verwittigt (leidinggevende, planning of HR).
- Meldkanalen: noem de app als kanaal en voeg een niet-digitaal alternatief toe, zoals een vast telefoonnummer, voor wie geen toegang heeft of de app niet kan gebruiken.
- Attestregel: vermeld dat een attest nodig is buiten de twee vrijstellingen per kalenderjaar. Telt u minder dan 50 werknemers en wilt u een attest vanaf de eerste dag, schrijf dat dan uitdrukkelijk op.
- Termijn en vorm: houd de termijn van 2 werkdagen aan of bepaal een andere, en beschrijf hoe het attest binnenkomt: als foto in de app, op papier of elektronisch via de e-Box.
- Controle: leg de beschikbaarheidsperiode voor de controlearts vast, binnen de grens van 4 opeenvolgende uren tussen 7 en 20 uur.
- Contactprocedure: beschrijf wie contact opneemt met een zieke werknemer, via welk kanaal, hoe vaak en waarover. Vermeld uitdrukkelijk dat niemand naar de diagnose vraagt.
- Toegang en communicatie: bepaal wie de afwezigheid ziet en wie het attest zelf mag openen, en licht de nieuwe regels toe aan alle werknemers, ook op de werf.
Hoe MyVIRO helpt
In MyVIRO meldt de werknemer zich ziek vanuit dezelfde app waarin hij in- en uitcheckt, uren registreert en verlof aanvraagt. Het attest laadt hij op als foto; een diagnose komt daar niet aan te pas, want die staat niet op het attest. De afwezigheid komt meteen in de back office terecht, in de module afwezigheden, zodat planning en HR niet wachten op een telefoontje dat doorgegeven moet worden.
Vóór de payrollvoorbereiding ziet u in één overzicht welke afwezigheden nog op goedkeuring wachten. Gevalideerde gegevens gaan naar uw HR- of payrollsysteem, of naar VIRO voor pre-payroll zodat het gewaarborgd loon op juiste data steunt. MyVIRO berekent zelf geen lonen. Per team kiest u welke functies zichtbaar zijn, en de gegevens blijven in België.
- Bekijk hoe MyVIRO werkt, van in- en uitchecken tot volledige self-service
- Lees wat MyVIRO voor bedrijven betekent voor teams op de baan
Vraag een demo aan en zie hoe een ziekmelding van de werf tot in de payrollvoorbereiding loopt.
Lees ook
- Wat is een ESS-app? Employee self-service uitgelegd voor Belgische werkgevers
- Maandchecklist payrollvoorbereiding: wat levert u aan uw sociaal secretariaat?
- Digitale loonbrief en sociale documenten: wat zegt de Belgische wet?
Veelgestelde vragen over ziek melden en het ziektebriefje
Nee. De aard van de ziekte valt onder het medisch geheim en staat niet op het attest. Ook de controlearts mag de diagnose niet aan u doorgeven.
Sinds 1 januari 2026 twee keer per kalenderjaar voor de eerste dag van arbeidsongeschiktheid. Werkgevers met minder dan 50 werknemers kunnen via het arbeidsreglement of een ondernemingscao uitdrukkelijk een attest vanaf de eerste dag eisen.
Binnen 2 werkdagen, tenzij een cao of het arbeidsreglement een andere termijn bepaalt. De ziekmelding zelf moet onmiddellijk gebeuren, behalve bij overmacht.
De wet legt geen vorm op, maar het arbeidsreglement bepaalt wie verwittigd moet worden en hoe. Een sms aan iemand die daar niet in staat, kan discussie geven over het tijdstip van de melding.
Geen officiële bron bevestigt dat uitdrukkelijk. Neem de app op als meldkanaal in het arbeidsreglement en voorzie een niet-digitaal alternatief, zoals een telefoonnummer.
Via Mult-eMediatt kan dat naar de e-Box Enterprise, met toestemming van de werknemer. Of dat in 2026 overal werkt, is niet bevestigd, dus papieren attesten blijven voorlopig mogelijk.
Bronnen
- FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, Schorsing van de arbeidsovereenkomst wegens arbeidsongeschiktheid: werk.belgie.be
- ACV, Werkgever informeren bij ziekte: hetacv.be
- Legal News, De kernverplichtingen van de werknemer bij arbeidsongeschiktheid wegens ziekte (oktober 2025): legalnews.be
- Baker Tilly, het elektronische ziekteattest via Mult-eMediatt (januari 2025): bakertilly.be
- RIZIV, advies van het observatorium over administratieve vereisten bij arbeidsongeschiktheid (december 2025): riziv.fgov.be
Auteur: Jean-Philippe Delberghe bij MyVIRO. Gepubliceerd op 23 oktober 2026. Laatst bijgewerkt op 23 oktober 2026.
Dit artikel is een informatieve toelichting en geen juridisch advies. Raadpleeg uw sociaal secretariaat voor uw specifieke situatie.