Ja, u mag de loonbrief en een beperkt aantal andere sociale documenten digitaal bezorgen, maar alleen met een voorafgaand akkoord van de werknemer en via een elektronische archiveringsdienst. Dat regelt de wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen, en die regels gelden vandaag nog altijd.
Voor bedrijven met veel mensen op de baan is een digitale loonbrief aantrekkelijk: geen enveloppes meer naar de werf, geen verloren papieren en minder vragen aan HR. Toch zijn er meer voorwaarden dan veel werkgevers denken. Wie ze overslaat, kan bij een controle niet aantonen dat alles correct verliep.
In ons artikel wat is een ESS-app kwam de digitale loonbrief kort aan bod. Hier gaan we een stap dieper.
In dit artikel leest u welke documenten digitaal mogen, welk akkoord u nodig hebt en hoe lang het geldt, hoe beide partijen terug naar papier kunnen, wat een elektronische archiveringsdienst moet doen, hoe u een arbeidsovereenkomst elektronisch laat ondertekenen, waarom de eBox burger geen kanaal is en welke stappen u als werkgever zet.
Welke sociale documenten mag u digitaal bezorgen?
De wet van 3 juni 2007 somt de sociale documenten op die u elektronisch mag versturen. Het gaat om:
- de loonafrekening, in de praktijk de maandelijkse loonbrief
- de individuele rekening, het jaaroverzicht van loon en prestaties per werknemer
- de prestatiestaat
- het detacheringsdocument
- documenten bij het einde van de arbeidsrelatie, zoals het tewerkstellingsgetuigschrift en het vakantieattest
De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg noemt die lijst limitatief: wat er niet op staat, valt niet onder deze regeling. De lijst kan alleen uitgebreid worden bij koninklijk besluit of door een cao. Twijfelt u of een document erop staat, vraag het dan na bij uw sociaal secretariaat voor u het digitaal verstuurt.
Voor alle documenten op de lijst gelden dezelfde basisvoorwaarden: een voorafgaand akkoord en bewaring bij een elektronische archiveringsdienst. De tabel zet per document het belangrijkste aandachtspunt op een rij.
| Document | Digitaal toegestaan? | Voorwaarde of aandachtspunt |
|---|---|---|
| Loonafrekening (loonbrief) | Ja, staat op de limitatieve lijst | Voorafgaand akkoord van de werknemer en bewaring bij een elektronische archiveringsdienst |
| Individuele rekening | Ja, met akkoord voor minstens een kalenderjaar | Terug naar papier vraagt een opzegging uiterlijk de laatste werkdag van november |
| Prestatiestaat | Ja, onder dezelfde wet van 2007 | Zelfde akkoord en archivering als voor de loonbrief |
| Detacheringsdocument | Ja, uitdrukkelijk vermeld in de wet | Meteen voorlegbaar aan de inspectiediensten |
| Tewerkstellingsgetuigschrift en vakantieattest | Ja, als document bij het einde van de arbeidsrelatie | Bewaard tot 5 jaar na het einde van de overeenkomst |
| Arbeidsovereenkomst | Ja, via een aparte regeling in de arbeidsovereenkomstenwet | Gekwalificeerde elektronische handtekening, niemand kan verplicht worden en een kopie gaat naar een archiveringsdienst |
| Documenten die niet op de lijst staan | Niet via deze regeling | Uitbreiding kan enkel bij koninklijk besluit of cao |
| Loonbrief via de eBox burger | Nee, geen toegelaten kanaal | Werkgevers staan niet bij de afzenders van de eBox burger |
Welk akkoord hebt u nodig, en hoe lang geldt het?
Digitaal bezorgen kan alleen als werkgever en werknemer vooraf afspreken welke documenten elektronisch komen. U kunt dus afspreken dat de loonbrief digitaal komt, terwijl de individuele rekening nog op papier blijft.
Dat akkoord geldt minstens voor het lopende kalenderjaar. Wie in maart akkoord gaat, blijft dus in principe digitaal tot eind december. Leg het akkoord per werknemer en per document vast, zodat u het later kunt aantonen.
Een werknemer die geen akkoord geeft, krijgt zijn documenten gewoon op papier. Dat blijft zo, ook als de rest van het team digitaal werkt. Houd daarom per persoon bij welke verzendwijze geldt.
Hoe kan een werkgever of werknemer terug naar papier?
Na dat kalenderjaar kan elke partij het akkoord eenzijdig opzeggen, dus zowel de werkgever als de werknemer. De opzegging gaat in op de eerste dag van de tweede maand die erop volgt. Een opzegging in juni geldt dus vanaf 1 augustus.
Voor de individuele rekening is er een aparte timing. Die opzegging moet uiterlijk de laatste werkdag van november gebeuren. Daarna volgt voor dat document minstens één kalenderjaar op papier.
Plan dus elk najaar een moment om opzeggingen te verwerken, zodat uw sociaal secretariaat voor het nieuwe jaar de juiste verzendwijze per werknemer kent.
Wat moet een elektronische archiveringsdienst doen?
Een loonbrief als bijlage in een e-mail of op een gedeelde schijf zetten, volstaat niet. Elektronische sociale documenten moeten bewaard worden bij een elektronische archiveringsdienst. In de praktijk loopt dat meestal via het sociaal secretariaat. Die dienst moet aan deze voorwaarden voldoen:
- gratis voor de werknemer
- altijd toegankelijk voor de werknemer, ook na zijn vertrek uit het bedrijf
- bewaring van de documenten tot 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst
- drie maanden voor het einde van die termijn vraagt de dienst per aangetekende brief wat er met de documenten moet gebeuren
- op verzoek draagt de dienst de documenten over aan de vzw SIGeDIS
Vermelding in het arbeidsreglement
Het arbeidsreglement moet vermelden welke archiveringsdienst u gebruikt en hoe de werknemer zijn documenten raadpleegt. De eerste keer dat u dat toevoegt, volgt u de gewone procedure om het arbeidsreglement te wijzigen. Reken daar dus enkele weken voor.
Meteen beschikbaar voor de inspectie
Bij een controle moet u elektronische documenten en contracten meteen aan de inspectiediensten kunnen tonen. Test daarom vooraf wie in uw bedrijf toegang heeft en hoe snel u de loonbrief van een bepaalde maand en werknemer terugvindt.
Mag u een arbeidsovereenkomst elektronisch laten ondertekenen?
Ja. Een arbeidsovereenkomst die ondertekend is met de eID of een andere gekwalificeerde elektronische handtekening is gelijkwaardig aan een papieren contract. Gekwalificeerd betekent: conform de Europese eIDAS-verordening over elektronische identificatie en handtekeningen, die sinds 1 juli 2016 geldt. De regel staat in artikel 3bis en 3ter van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.
Twee voorwaarden zijn belangrijk. Niemand kan verplicht worden om elektronisch te contracteren, en een kopie van het ondertekende contract moet bij een archiveringsdienst bewaard worden. Een ingescande handtekening of een vinkje in een formulier is geen gekwalificeerde handtekening.
Ook itsme geldt als gekwalificeerde handtekening. Een wet van 16 juli 2026 richt bovendien een federale dienst op voor gekwalificeerde handtekeningen op afstand. Let op met oudere eID-kaarten: sinds 21 mei 2026 worden die niet meer automatisch erkend, al is er een overgangsregeling. Controleer bij nieuwe contracten dus welke handtekening uw ondertekeningsplatform precies plaatst.
Kan de loonbrief via de eBox, en is digitaal intussen de standaard?
De eBox burger is geen kanaal voor loonbrieven
De eBox burger lijkt een logische digitale brievenbus. Ze ontvangt echter alleen berichten van overheidsdiensten, socialezekerheidsinstellingen en zorgactoren, en enkel met toestemming van de burger. Werkgevers en loonbrieven staan niet bij de toegelaten afzenders. U kunt de loonbrief dus niet via de eBox burger bezorgen.
Er bestaat geen wet die digitaal de standaard maakt
In 2019 en 2021 werden in de Kamer wetsvoorstellen ingediend die digitaal de standaard wilden maken, met papier als opt-out (DOC 55 0319). Er is geen aanwijzing dat ze aangenomen zijn, en voor zover bekend werd ook in 2025 en 2026 geen andere wijziging goedgekeurd. Het voorafgaand akkoord blijft dus de regel. Lees berichten over een “digitale loonbrief als standaard” altijd kritisch.
Stappenplan: zo bezorgt u loonbrieven digitaal volgens de regels
- Kies de documenten. Bepaal welke documenten van de limitatieve lijst u digitaal wil bezorgen, bijvoorbeeld eerst alleen de loonbrief.
- Regel de archivering. Spreek met uw sociaal secretariaat af via welke erkende elektronische archiveringsdienst de documenten bewaard worden.
- Pas het arbeidsreglement aan. Vermeld de archiveringsdienst en de manier van raadplegen, en volg de gewone wijzigingsprocedure.
- Vraag het akkoord vooraf. Leg per werknemer vast welke documenten digitaal komen, voor minstens het lopende kalenderjaar.
- Voorzie papier voor wie niet akkoord gaat. Een weigering heeft geen gevolgen voor de werknemer; hij krijgt zijn documenten zoals vroeger.
- Zet november in de agenda. Verwerk opzeggingen voor de individuele rekening uiterlijk de laatste werkdag van november.
- Test de inspectievraag. Controleer dat u elk document en elk contract meteen kunt tonen.
- Leg de raadpleging uit. Toon medewerkers waar ze hun documenten vinden, ook op hun eigen smartphone.
Hoe MyVIRO helpt
MyVIRO is een employee self-service app voor iOS en Android. Medewerkers raadplegen er de documenten en attesten die u ter beschikking stelt, ook als ze de hele week op de werf of bij klanten zitten. In dezelfde app registreren ze hun uren, vragen ze verlof aan en melden ze ziekte, dus zonder telefoontje naar HR.
Belangrijk: MyVIRO is geen elektronische archiveringsdienst in de zin van de wet van 2007. De wettelijke bewaring van loonbrieven en andere sociale documenten loopt via de erkende archiveringsdienst, meestal via uw sociaal secretariaat. MyVIRO maakt het raadplegen eenvoudiger; de archivering zelf blijft bij die dienst.
- Bekijk hoe MyVIRO werkt van check-in tot volledige self-service
- Ontdek MyVIRO voor bedrijven met medewerkers op de baan
- Bent u een sociaal secretariaat? Lees hoe u MyVIRO in uw huisstijl aan uw klanten aanbiedt
Vraag een demo aan en zie hoe medewerkers hun documenten op hun eigen toestel terugvinden.
Lees ook
- Wat is een ESS-app? Employee self-service uitgelegd voor Belgische werkgevers
- Ziek melden via een app: wanneer is een ziektebriefje verplicht in 2026?
- HR-administratie in Excel: de risico's en hoe u overstapt naar een HR-app
Veelgestelde vragen over de digitale loonbrief
Nee. U hebt vooraf het akkoord van de werknemer nodig en de documenten moeten bewaard worden bij een elektronische archiveringsdienst. Een losse e-mail zonder die archivering volstaat niet.
Ja. Zonder voorafgaand akkoord krijgt de werknemer zijn documenten op papier. Na het eerste kalenderjaar kan hij een gegeven akkoord ook eenzijdig opzeggen.
De archiveringsdienst bewaart de documenten tot 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst. Drie maanden voor die termijn afloopt, vraagt de dienst per aangetekende brief wat ermee moet gebeuren.
Ja, itsme geldt als gekwalificeerde elektronische handtekening. Zo een contract is gelijkwaardig aan een papieren contract, op voorwaarde dat niemand verplicht werd en een kopie bij een archiveringsdienst bewaard wordt.
Nee. De eBox burger ontvangt alleen berichten van overheidsdiensten, socialezekerheidsinstellingen en zorgactoren. Werkgevers horen niet bij de toegelaten afzenders.
Nee. In MyVIRO raadplegen medewerkers hun documenten, maar de wettelijke archivering loopt via een erkende archiveringsdienst, meestal via uw sociaal secretariaat.
Er is geen wet die dat regelt. Wetsvoorstellen uit 2019 en 2021 om digitaal de standaard te maken, werden voor zover bekend niet aangenomen.
Bronnen
- FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, sluiten van een geldige arbeidsovereenkomst en elektronische documenten: werk.belgie.be
- Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, afspraken eBox burger (pdf): banquecarrefour.fgov.be
- Jubel, Ongelezen maar rechtsgeldig: de eBox en het lot van uw termijnen (25 juni 2026): jubel.be
- Kamer van volksvertegenwoordigers, wetsvoorstel DOC 55 0319/001 (13 september 2019): dekamer.be, stuk 001
- Kamer van volksvertegenwoordigers, DOC 55 0319/006 (23 november 2021): dekamer.be, stuk 006
Auteur: Jean-Philippe Delberghe bij MyVIRO. Gepubliceerd op 23 oktober 2026. Laatst bijgewerkt op 23 oktober 2026.
Dit artikel is een informatieve toelichting en geen juridisch advies. Raadpleeg uw sociaal secretariaat voor uw specifieke situatie.