Oui, vous pouvez transmettre la fiche de paie et un nombre limité d’autres documents sociaux par voie numérique, mais uniquement avec l’accord préalable du travailleur et via un service d’archivage électronique. C’est la loi du 3 juin 2007 portant des dispositions diverses relatives au travail qui le règle, et ces règles s’appliquent toujours aujourd’hui.
Pour les entreprises qui ont beaucoup de personnel sur le terrain, une fiche de paie numérique est intéressante : plus d’enveloppes à envoyer sur le chantier, plus de papiers perdus et moins de questions pour les RH. Pourtant, les conditions sont plus nombreuses que beaucoup d’employeurs ne le pensent. Celui qui les ignore ne peut pas démontrer lors d’un contrôle que tout s’est déroulé correctement.
Dans notre article qu’est-ce qu’une app ESS la fiche de paie numérique était abordée brièvement. Ici, nous allons un peu plus loin.
Dans cet article, vous découvrirez quels documents peuvent être numériques, quel accord il vous faut et pour combien de temps, comment les deux parties peuvent revenir au papier, ce que doit faire un service d’archivage électronique, comment faire signer un contrat de travail électroniquement, pourquoi l’eBox citoyen n’est pas un canal et quelles étapes suivre en tant qu’employeur.
Quels documents sociaux pouvez-vous transmettre par voie numérique ?
La loi du 3 juin 2007 énumère les documents sociaux que vous pouvez envoyer par voie électronique. Il s’agit de :
- le décompte de paie, en pratique la fiche de paie mensuelle
- le compte individuel, l’aperçu annuel de la rémunération et des prestations par travailleur
- l’état des prestations
- le document de détachement
- les documents de fin de relation de travail, comme le certificat de travail et l’attestation de vacances
Le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale qualifie cette liste de limitative : ce qui n’y figure pas ne relève pas de ce régime. La liste ne peut être étendue que par arrêté royal ou par une convention collective de travail. En cas de doute sur un document, vérifiez auprès de votre secrétariat social avant de l’envoyer par voie numérique.
Les mêmes conditions de base valent pour tous les documents de la liste : un accord préalable et la conservation auprès d’un service d’archivage électronique. Le tableau reprend le principal point d’attention par document.
| Document | Numérique autorisé ? | Condition ou point d’attention |
|---|---|---|
| Décompte de paie (fiche de paie) | Oui, il figure sur la liste limitative | Accord préalable du travailleur et conservation auprès d’un service d’archivage électronique |
| Compte individuel | Oui, avec un accord valable au moins une année civile | Le retour au papier exige une résiliation au plus tard le dernier jour ouvrable de novembre |
| État des prestations | Oui, en vertu de la même loi de 2007 | Même accord et même archivage que pour la fiche de paie |
| Document de détachement | Oui, expressément mentionné dans la loi | Doit pouvoir être présenté immédiatement aux services d’inspection |
| Certificat de travail et attestation de vacances | Oui, comme document de fin de relation de travail | Conservés jusqu’à 5 ans après la fin du contrat |
| Contrat de travail | Oui, selon une règle distincte de la loi sur les contrats de travail | Signature électronique qualifiée, personne ne peut y être obligé et une copie va à un service d’archivage |
| Documents absents de la liste | Pas dans le cadre de ce régime | Extension uniquement par arrêté royal ou convention collective |
| Fiche de paie via l’eBox citoyen | Non, ce n’est pas un canal autorisé | Les employeurs ne figurent pas parmi les expéditeurs de l’eBox citoyen |
Quel accord vous faut-il, et pour combien de temps vaut-il ?
La transmission numérique n’est possible que si l’employeur et le travailleur conviennent au préalable des documents qui seront électroniques. Vous pouvez donc convenir que la fiche de paie sera numérique, tandis que le compte individuel reste sur papier.
Cet accord vaut au moins pour l’année civile en cours. Celui qui donne son accord en mars reste donc en principe en numérique jusqu’à fin décembre. Consignez l’accord par travailleur et par document, afin de pouvoir le prouver plus tard.
Un travailleur qui ne donne pas son accord reçoit simplement ses documents sur papier. Cela reste ainsi, même si le reste de l’équipe travaille en numérique. Tenez donc à jour le mode d’envoi qui s’applique à chaque personne.
Comment un employeur ou un travailleur peut-il revenir au papier ?
Après cette année civile, chaque partie peut résilier l’accord unilatéralement, donc aussi bien l’employeur que le travailleur. La résiliation prend effet le premier jour du deuxième mois qui suit. Une résiliation en juin s’applique donc à partir du 1er août.
Le compte individuel suit un calendrier propre. Sa résiliation doit intervenir au plus tard le dernier jour ouvrable de novembre. Ensuite, ce document est remis sur papier pendant au moins une année civile.
Prévoyez donc chaque automne un moment pour traiter les résiliations, afin que votre secrétariat social connaisse pour la nouvelle année le bon mode d’envoi par travailleur.
Que doit faire un service d’archivage électronique ?
Mettre une fiche de paie en pièce jointe d’un e-mail ou sur un disque partagé ne suffit pas. Les documents sociaux électroniques doivent être conservés auprès d’un service d’archivage électronique. En pratique, cela passe généralement par le secrétariat social. Ce service doit remplir ces conditions :
- gratuit pour le travailleur
- toujours accessible au travailleur, même après son départ de l’entreprise
- conservation des documents jusqu’à 5 ans après la fin du contrat de travail
- trois mois avant la fin de ce délai, le service demande par lettre recommandée ce qu’il faut faire des documents
- sur demande, le service transfère les documents à l’asbl SIGeDIS
Mention dans le règlement de travail
Le règlement de travail doit mentionner le service d’archivage que vous utilisez et la manière dont le travailleur consulte ses documents. La première fois que vous l’ajoutez, vous suivez la procédure habituelle de modification du règlement de travail. Comptez donc quelques semaines.
Immédiatement disponible pour l’inspection
Lors d’un contrôle, vous devez pouvoir présenter immédiatement les documents et contrats électroniques aux services d’inspection. Vérifiez donc à l’avance qui y a accès dans votre entreprise et à quelle vitesse vous retrouvez la fiche de paie d’un mois et d’un travailleur donnés.
Pouvez-vous faire signer un contrat de travail électroniquement ?
Oui. Un contrat de travail signé avec l’eID ou une autre signature électronique qualifiée équivaut à un contrat papier. Qualifiée signifie : conforme au règlement européen eIDAS sur l’identification électronique et les signatures, applicable depuis le 1er juillet 2016. La règle figure aux articles 3bis et 3ter de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail.
Deux conditions sont importantes. Personne ne peut être obligé de contracter électroniquement, et une copie du contrat signé doit être conservée auprès d’un service d’archivage. Une signature scannée ou une case cochée dans un formulaire n’est pas une signature qualifiée.
itsme vaut également signature qualifiée. Par ailleurs, une loi du 16 juillet 2026 crée un service fédéral de signatures qualifiées à distance. Attention aux anciennes cartes eID : depuis le 21 mai 2026, elles ne sont plus reconnues automatiquement, même si un régime transitoire existe. Pour les nouveaux contrats, vérifiez donc précisément quelle signature votre plateforme de signature appose.
La fiche de paie peut-elle passer par l’eBox, et le numérique est-il désormais la norme ?
L’eBox citoyen n’est pas un canal pour les fiches de paie
L’eBox citoyen ressemble à une boîte aux lettres numérique logique. Elle ne reçoit pourtant que des messages des services publics, des institutions de sécurité sociale et des acteurs de soins, et uniquement avec le consentement du citoyen. Les employeurs et les fiches de paie ne figurent pas parmi les expéditeurs autorisés. Vous ne pouvez donc pas transmettre la fiche de paie via l’eBox citoyen.
Aucune loi ne fait du numérique la norme
En 2019 et 2021, des propositions de loi ont été déposées à la Chambre pour faire du numérique la norme, avec le papier comme option de retrait (DOC 55 0319). Rien n’indique qu’elles aient été adoptées et, à notre connaissance, aucune autre modification n’a été approuvée en 2025 ou 2026. L’accord préalable reste donc la règle. Lisez toujours avec esprit critique les messages sur une « fiche de paie numérique par défaut ».
Plan par étapes : transmettre les fiches de paie numériquement selon les règles
- Choisissez les documents. Déterminez quels documents de la liste limitative vous souhaitez transmettre numériquement, par exemple d’abord uniquement la fiche de paie.
- Organisez l’archivage. Convenez avec votre secrétariat social du service d’archivage électronique reconnu qui conservera les documents.
- Adaptez le règlement de travail. Mentionnez le service d’archivage et le mode de consultation, et suivez la procédure habituelle de modification.
- Demandez l’accord au préalable. Consignez par travailleur quels documents seront numériques, pour au moins l’année civile en cours.
- Prévoyez le papier pour ceux qui refusent. Un refus n’a aucune conséquence pour le travailleur ; il reçoit ses documents comme avant.
- Notez novembre dans l’agenda. Traitez les résiliations pour le compte individuel au plus tard le dernier jour ouvrable de novembre.
- Testez la demande d’inspection. Vérifiez que vous pouvez présenter immédiatement chaque document et chaque contrat.
- Expliquez la consultation. Montrez aux collaborateurs où trouver leurs documents, aussi sur leur propre smartphone.
Comment MyVIRO vous aide
MyVIRO est une app de self-service pour les travailleurs, sur iOS et Android. Les collaborateurs y consultent les documents et attestations que vous mettez à disposition, même s’ils passent toute la semaine sur chantier ou chez des clients. Dans la même app, ils enregistrent leurs heures, demandent un congé et déclarent une maladie, donc sans appeler les RH.
Important : MyVIRO n’est pas un service d’archivage électronique au sens de la loi de 2007. La conservation légale des fiches de paie et des autres documents sociaux passe par le service d’archivage reconnu, généralement via votre secrétariat social. MyVIRO facilite la consultation ; l’archivage lui-même reste auprès de ce service.
- Découvrez comment fonctionne MyVIRO du check-in au self-service complet
- Voyez MyVIRO pour les entreprises avec du personnel sur le terrain
- Vous êtes un secrétariat social ? Lisez comment proposer MyVIRO à vos couleurs à vos clients
Demandez une démo et voyez comment les collaborateurs retrouvent leurs documents sur leur propre appareil.
À lire aussi
- Qu’est-ce qu’une app ESS ? L’employee self-service expliqué aux employeurs belges
- Se déclarer malade via une app : quand le certificat médical est-il obligatoire en 2026 ?
- Administration RH dans Excel : les risques et comment passer à une app RH
Questions fréquentes sur la fiche de paie numérique
Non. Il vous faut l’accord préalable du travailleur et les documents doivent être conservés auprès d’un service d’archivage électronique. Un simple e-mail sans cet archivage ne suffit pas.
Oui. Sans accord préalable, le travailleur reçoit ses documents sur papier. Après la première année civile, il peut aussi résilier unilatéralement un accord donné.
Le service d’archivage conserve les documents jusqu’à 5 ans après la fin du contrat de travail. Trois mois avant l’échéance, il demande par lettre recommandée ce qu’il faut en faire.
Oui, itsme vaut signature électronique qualifiée. Un tel contrat équivaut à un contrat papier, à condition que personne n’y ait été obligé et qu’une copie soit conservée auprès d’un service d’archivage.
Non. L’eBox citoyen ne reçoit que des messages des services publics, des institutions de sécurité sociale et des acteurs de soins. Les employeurs ne font pas partie des expéditeurs autorisés.
Non. Dans MyVIRO, les collaborateurs consultent leurs documents, mais l’archivage légal passe par un service d’archivage reconnu, généralement via votre secrétariat social.
Aucune loi ne le prévoit. Les propositions de loi de 2019 et 2021 visant à faire du numérique la norme n’ont, à notre connaissance, pas été adoptées.
Sources
- SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, conclure un contrat de travail valable et documents électroniques (en néerlandais) : werk.belgie.be
- Banque Carrefour de la Sécurité Sociale, accords eBox citoyen, pdf (en néerlandais) : banquecarrefour.fgov.be
- Jubel, Non lu mais juridiquement valable : l’eBox et le sort de vos délais, 25 juin 2026 (en néerlandais) : jubel.be
- Chambre des représentants, proposition de loi DOC 55 0319/001, 13 septembre 2019 (en néerlandais) : dekamer.be, document 001
- Chambre des représentants, DOC 55 0319/006, 23 novembre 2021 (en néerlandais) : dekamer.be, document 006
Auteur : Jean-Philippe Delberghe chez MyVIRO. Publié le 23 octobre 2026. Dernière mise à jour le 23 octobre 2026.
Cet article est une explication informative et non un avis juridique. Consultez votre secrétariat social pour votre situation spécifique.