Le Check In and Out at Work met le marché belge des PME en mouvement.
De nombreuses petites entreprises savent que de nouvelles obligations approchent, mais ne disposent pas encore aujourd’hui d’une solution claire. Elles continuent à travailler avec des feuilles de temps séparées, des fichiers Excel, des messages WhatsApp, des demandes de congé sur papier, des notes de frais traitées manuellement et des corrections de dernière minute juste avant la paie.
Et où ces questions finissent-elles par arriver ?
Auprès du secrétariat social.
C’est logique. Pour de nombreuses PME, le secrétariat social reste le premier partenaire de confiance lorsque le temps de travail, les enregistrements, la paie et les obligations légales se rejoignent.
Mais c’est précisément là qu’apparaît un enjeu stratégique.
Les secrétariats sociaux veulent accompagner leurs clients. Développer, maintenir et déployer leur propre application mobile Employee Self Service est toutefois complexe, coûteux et chronophage.
C’est pourquoi GO-VIRTUAL a développé MyVIRO : une application ESS évolutive que les secrétariats sociaux peuvent proposer à leurs clients, entièrement personnalisée à leur image, sans devoir construire eux-mêmes une plateforme logicielle complète.
Les besoins des clients évoluent
Aujourd’hui, les PME ne cherchent plus simplement une pointeuse.
Elles recherchent une solution pratique qui permet aux collaborateurs de gérer eux-mêmes leur journée de travail et leurs principales actions RH.
Cela comprend notamment :
- le Check In et Check Out
- l’enregistrement GPS sur chantier ou sur un lieu déterminé
- l’enregistrement du temps
- les demandes de congé
- les déclarations de maladie
- les frais
- la mobilité
- les certificats
- les documents
- des données fiables pour le traitement de la paie
Dans de nombreuses entreprises, ces informations sont encore dispersées entre plusieurs canaux. Un chef de chantier transmet les heures dans Excel. Un collaborateur signale sa maladie par message. Les frais arrivent sous forme de photos. La mobilité est suivie séparément. Les demandes de congé se perdent dans les boîtes mail.
Cela peut sembler gérable tant que l’organisation reste petite. Mais à mesure que les obligations d’enregistrement se renforcent, cette fragmentation devient un risque.k.
Pas uniquement pour le client, mais aussi pour le secrétariat social qui doit ensuite traiter des données incomplètes, tardives ou incorrectes.
Le Check In and Out n’est qu’un point de départ
De nombreuses entreprises rechercheront prochainement une solution pour le Check In and Out at Work.
Mais se concentrer uniquement sur le pointage passe à côté du véritable enjeu. Un Check In n’a réellement de valeur que si les données peuvent ensuite circuler correctement vers les étapes suivantes.
Car après l’enregistrement viennent toutes les questions qui influencent le traitement de la paie :
- L’heure de début est-elle correcte ?
- Le collaborateur se trouvait-il au bon endroit ?
- Une tâche était-elle planifiée ?
- Le collaborateur était-il malade ou en congé ?
- La mobilité doit-elle être prise en compte ?
- Des frais ont-ils été introduits ?
- Les documents ou certificats requis sont-ils disponibles ?
- Les données sont-elles suffisamment complètes pour la suite du traitement ?
C’est là que MyVIRO apporte sa valeur.
MyVIRO n’est pas une simple application d’enregistrement. C’est une application Employee Self Service qui collecte les informations directement auprès du collaborateur et les transforme en données structurées pour le back-office et la prépaie.
MyVIRO comme solution white-label pour les secrétariats sociaux
Pour les secrétariats sociaux, MyVIRO représente une opportunité claire : proposer rapidement à leurs clients une application digitale moderne, sans devoir lancer eux-mêmes un lourd projet de développement logiciel.
MyVIRO peut être entièrement personnalisé avec les couleurs, le logo et l’identité visuelle du secrétariat social. Le client bénéficie ainsi d’une solution familière, qui s’intègre naturellement dans les services proposés par son partenaire payroll.
- Le collaborateur utilise une seule application.
- Le client garde davantage de contrôle.
- Le secrétariat social reçoit de meilleures données.
C’est un modèle plus solide que de renvoyer les clients vers une série d’outils séparés, déconnectés de la réalité de la paie.
Pourquoi MyVIRO est intéressant pour les secrétariats sociaux
1. Un service évolutif pour un large portefeuille de PME
Les secrétariats sociaux accompagnent souvent un grand nombre de petites et moyennes entreprises. Leurs besoins se ressemblent, mais leurs processus ne sont pas toujours identiques.
MyVIRO peut être configuré par client. Tous les modules ne doivent donc pas être activés pour tout le monde.
- Un client peut commencer par le Check In et Check Out.
- Un autre peut également activer les congés, la maladie et les frais.
- Un autre encore peut gérer la mobilité, les documents et les certificats.
Le secrétariat social peut ainsi proposer une plateforme unique et évolutive, sans imposer exactement la même configuration à chaque client.
2. Une solution white-label sans investissement logiciel lourd
Développer sa propre application ESS implique des investissements en analyse, UX, développement mobile, sécurité, hébergement, support, mises à jour, intégrations et évolution continue.
Pour de nombreux secrétariats sociaux, ce n’est tout simplement pas leur activité principale.
Avec MyVIRO, ils peuvent aller plus rapidement sur le marché avec une solution SaaS existante et personnalisable. L’investissement reste maîtrisé, tandis que l’offre de services envers les clients s’élargit de manière très concrète.
3. Des données mieux structurées pour la paie
La qualité du traitement de la paie dépend fortement de la qualité des données reçues.
La qualité du traitement de la paie dépend fortement de la qualité des données reçues.
MyVIRO permet de collecter ces données plus tôt et de manière plus structurée.
Cela signifie :
- moins de fichiers Excel séparés
- moins d’informations manquantes
- moins de corrections tardives
- moins d’interprétation côté client
- moins de pression sur les équipes payroll
- davantage de prévisibilité dans le traitement
4. Une réponse concrète au Check In and Out at Work
Les obligations d’enregistrement créeront de nombreuses questions chez les PME.
Que devons-nous exactement enregistrer ? Comment les collaborateurs doivent-ils effectuer leur Check In et Check Out ? Peut-on utiliser le GPS ? Comment gérer les chantiers, les sites clients et les collaborateurs mobiles ? ££Les secrétariats sociaux capables d’apporter une réponse concrète renforcent leur rôle de partenaire opérationnel.
MyVIRO leur permet d’apporter cette réponse.
Pas uniquement sous forme de conseil théorique, mais avec une application pratique que leurs clients peuvent réellement utiliser.
5. Plus de valeur dans la relation client
MyVIRO permet de créer un service supplémentaire autour d’un besoin réel du marché.
Les secrétariats sociaux peuvent accompagner leurs clients non seulement dans le traitement de la paie, mais aussi dans la qualité des données avant la paie.
C’est stratégiquement important.
Les problèmes de paie ne trouvent pas toujours leur origine dans le moteur de paie lui-même. Ils apparaissent souvent plus tôt : enregistrements incomplets, mobilité incorrecte, certificats manquants, absences mal documentées ou corrections manuelles tardives.
Un secrétariat social qui aide ses clients à mieux maîtriser ces éléments apporte davantage de valeur qu’un simple traitement de la paie.
Que peuvent gérer les collaborateurs eux-mêmes dans MyVIRO ?
MyVIRO offre à chaque collaborateur une application personnelle pour gérer ses enregistrements quotidiens et ses actions RH.
Selon la configuration du client, les collaborateurs peuvent :
- effectuer leur Check In et Check Out via GPS
- enregistrer leur temps de travail
- demander un congé
- signaler une maladie
- télécharger un certificat médical
- introduire des frais
- enregistrer leur mobilité
- gérer leurs certificats
- consulter ou signer des documents
- consulter leurs soldes
- consulter les tâches ou lieux planifiés
Pour le collaborateur, l’utilisation reste simple.
Pour l’employeur, les données deviennent plus complètes.
Pour le secrétariat social, elles deviennent plus directement exploitables.
Pourquoi MyVIRO est plus qu’une application
La valeur de MyVIRO ne réside pas uniquement dans son interface mobile.
La véritable valeur se trouve dans le flux de données.
MyVIRO fait circuler les informations du collaborateur vers le back-office, puis vers la préparation ultérieure de la paie. L’enregistrement n’est donc pas déconnecté du traitement.
C’est ce qui distingue une application qui se contente d’enregistrer des données d’une solution qui améliore structurellement la qualité de l’input payroll.
De la demande client à un service évolutif
Pour les secrétariats sociaux, c’est le bon moment pour se positionner.
- SMEs are looking for guidance.
- Les obligations d’enregistrement se rapprochent.
- Les collaborateurs mobiles attendent davantage de simplicité digitale.
- Les équipes payroll ont besoin de meilleures données.
- Les outils déconnectés risquent de créer de nouveaux silos logiciels.
MyVIRO permet de répondre rapidement et professionnellement à cette évolution du marché.
- Comme application ESS white-label.
- Comme solution SaaS évolutive.
- Comme lien pratique entre le collaborateur, l’employeur et le secrétariat social.
Conclusie
Le Check In and Out at Work sera pour de nombreuses PME le déclencheur qui les poussera à digitaliser les enregistrements des collaborateurs.
Mais pour les secrétariats sociaux, l’opportunité est plus large.
Un secrétariat social qui aide aujourd’hui ses clients avec une solide application Employee Self Service ne résout pas uniquement un besoin d’enregistrement. Il contribue également à améliorer la qualité des données, à réduire la charge administrative et à créer un flux plus fiable vers le traitement de la paie.
MyVIRO rend cela possible sans investissement logiciel lourd.
- Une application évolutive.
- Personnalisée à votre image.
- Conçue pour les PME.
- Prête pour le Check In and Out, l’enregistrement du temps et le self-service des collaborateurs.