Chaque mois, vous transmettez à votre secrétariat social les données qui lui permettent de calculer les salaires : modifications Dimona, prestations et absences, heures supplémentaires, nombre de chèques-repas et données de mobilité. Plus ces données sont complètes et transmises à temps, moins vous payez de corrections par la suite.
Il n'existe pas de liste officielle valable pour chaque secrétariat social. Chaque secrétariat travaille avec ses propres codes, formulaires et dates de clôture. Les règles légales derrière ces données sont toutefois les mêmes partout, et c'est précisément là que les erreurs se produisent souvent.
Les entreprises dont les travailleurs sont sur la route ou sur chantier le ressentent le plus. Les heures arrivent sur papier, par message ou dans des listes séparées, et une heure supplémentaire oubliée ou un jour de maladie sans certificat n'apparaît qu'une fois la fiche de paie envoyée. Ce que recouvre la pré-paie est expliqué dans notre article sur les logiciels de pré-paie; ici, il s'agit de la transmission mensuelle concrète.
Dans cet article, vous découvrez ce que vous contrôlez et transmettez chaque mois, quelles règles s'appliquent en 2026 aux heures supplémentaires et aux chèques-repas, ce que coûte une erreur auprès de l'ONSS et quelle routine suivre la semaine précédant la clôture.
Que devez-vous transmettre chaque mois à votre secrétariat social ?
Le tableau ci-dessous donne un aperçu pratique. Convenez du moment exact avec votre secrétariat, car la date de clôture varie selon le secrétariat et parfois selon la commission paritaire.
| Quoi | Délai ou moment | Erreur typique | Conséquence |
|---|---|---|---|
| Dimona IN et OUT | IN avant le début du travail, OUT au plus tard le premier jour ouvrable après la fin | Un étudiant ou un flexi-jobiste commence avant la déclaration | Cotisation de solidarité en cas d'inspection et perte de l'avantage ONSS |
| Prestations par jour | À la clôture du mois, idéalement suivies chaque semaine | Heures estimées ou retapées après coup | Salaire erroné et correction sur la fiche de paie suivante |
| Absences avec motif | Dès que l'absence est connue, avec certificat avant la clôture | Maladie encodée comme congé ou sans certificat | Salaire garanti erroné ou discussion avec le travailleur |
| Heures supplémentaires et leur type | À la clôture du mois, avec l'accord écrit sous la main | Heures volontaires et ordinaires non distinguées | Trop ou trop peu de cotisations ONSS et de précompte professionnel |
| Chèques-repas | Sur la base des jours effectivement prestés du mois | Chèques octroyés pour des jours fériés ou de maladie | Trop ou trop peu de chèques, à régulariser ensuite |
| Mobilité et frais | Avec les prestations, approuvés par le responsable | Kilomètres sans date ni destination | Indemnité difficile à justifier lors d'un contrôle |
Attention : il s'agit d'un aperçu issu de la pratique, pas d'une liste officielle. Demandez à votre secrétariat quels codes et annexes il attend, par exemple pour les primes, les avances ou les saisies sur salaire.
Quand faut-il faire la Dimona IN et OUT ?
La Dimona est la déclaration immédiate de l'emploi auprès de l'ONSS. Vous faites la Dimona IN avant que le travailleur ne commence à travailler. La Dimona OUT suit au plus tard le premier jour ouvrable après la fin de la relation de travail. En cas de licenciement pour motif grave, vous la faites pendant le jour ouvrable qui suit le licenciement.
Si la Dimona manque lors d'une inspection, vous risquez une cotisation de solidarité égale à trois fois les cotisations de base, calculées sur le revenu minimum mensuel moyen garanti, avec un montant minimum indexé. Pour les étudiants et les travailleurs occasionnels sans Dimona à temps, le régime ONSS avantageux est en outre perdu.
En pratique : ne laissez un nouveau travailleur commencer qu'une fois la Dimona IN confirmée, et notez les dates de fin de contrat dans une liste mensuelle fixe, afin de n'oublier aucune OUT.
Quelles prestations et absences communiquer ?
Votre secrétariat a besoin des heures prestées par travailleur et par jour, avec le bon code pour chaque absence. Pensez aux vacances, à la maladie, au petit chômage, au repos compensatoire, aux jours fériés et au chômage temporaire. Chaque code a des conséquences sur le salaire, les chèques-repas et la DmfA, la déclaration trimestrielle à l'ONSS.
- Chaque jour de travail comporte des heures prestées ou un code d'absence, sans jour vide.
- Les jours de maladie sont déclarés et le certificat figure au dossier lorsque vos règles l'exigent.
- Les congés sont approuvés et correspondent au solde du travailleur.
- Les heures sur un chantier ou une mission sont imputées au bon projet.
- Les écarts par rapport à l'horaire ont été confirmés par le responsable avant la clôture.
Un enregistrement général obligatoire du temps de travail est prévu à partir de 2027, mais aucune loi n'a encore été adoptée. Lisez dans notre article sur l'enregistrement du temps en 2027 ce qui est déjà fixé et ce qui reste ouvert.
Comment communiquer les heures supplémentaires selon les règles de 2026 ?
Depuis 2026, des heures supplémentaires volontaires plus larges existent à côté des heures supplémentaires ordinaires. Pour chaque heure supplémentaire, communiquez donc non seulement le nombre, mais aussi le type.
Heures supplémentaires ordinaires
Le travail au-delà de 9 heures par jour ou de 40 heures par semaine donne droit à un sursalaire : 50 % en semaine et le samedi, 100 % les dimanches et jours fériés. En principe, un repos compensatoire doit être pris dans la période de référence. La limite dite interne, le nombre maximum d'heures qu'un travailleur peut accumuler au-delà de sa durée de travail moyenne, est de 143 heures.
Heures supplémentaires volontaires depuis le 1er avril 2026
- Un travailleur peut prester jusqu'à 360 heures supplémentaires volontaires par an, jusqu'à 450 dans l'horeca avec caisse enregistreuse.
- Parmi celles-ci, 240 (horeca : 360) sont brut = net : pas de sursalaire, pas de cotisations ONSS et pas d'impôt.
- Les heures supplémentaires volontaires ne nécessitent pas de repos compensatoire.
- Le travailleur donne au préalable son accord écrit. Cet accord vaut un an, est reconduit tacitement et peut prendre fin moyennant un préavis d'un mois.
Pour les heures volontaires restantes, 120 selon les textes en projet, le sursalaire, les cotisations ONSS et le précompte professionnel restent dus. Ce point doit encore être confirmé par le texte de loi définitif. Par ailleurs, le régime fiscal avantageux des heures supplémentaires est relevé de façon permanente de 130 à 180 heures par an à partir du 1er janvier 2026.
Communiquez donc par travailleur : le nombre d'heures supplémentaires, s'il s'agit d'heures ordinaires ou volontaires, la date et l'existence d'un accord valable. Vous évitez ainsi que le quota annuel soit dépassé sans que personne ne s'en aperçoive.
Combien de chèques-repas et quelles données de mobilité communiquer ?
Vous octroyez un chèque-repas par jour effectivement presté. Les jours fériés, le repos compensatoire, la maladie, les vacances et le chômage temporaire ne comptent pas. Seules les entreprises avec des horaires différents peuvent calculer sur la base des heures : les heures prestées divisées par la durée journalière normale de travail. Cette méthode doit figurer dans une CCT ou dans le règlement de travail.
Depuis le 1er janvier 2026, un chèque-repas peut valoir au maximum 10 euros, avec une intervention patronale de 8,91 euros au maximum et une intervention du travailleur de 1,09 euro au minimum. L'augmentation n'est pas automatique : elle requiert une CCT ou une annexe au contrat de travail. Communiquez donc une nouvelle valeur à temps, accompagnée de ce document.
Données de mobilité
Ce que vous transmettez pour la mobilité varie fortement selon l'entreprise et le secteur : déplacements domicile-travail, déplacements de service avec kilomètres ou indemnités prévues par une CCT sectorielle. Ce qui aide toujours : pour chaque déplacement, une date, un départ et une destination, le nombre de kilomètres et une approbation. Sans ces détails, une indemnité est difficile à justifier.
Que coûtent les erreurs dans la préparation de la paie ?
Les erreurs dans les données mensuelles se retrouvent dans la DmfA. Cette déclaration trimestrielle doit parvenir à l'ONSS au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre. Selon les instructions administratives de l'ONSS (2026/3), les sanctions suivantes s'appliquent notamment :
- DmfA tardive : une indemnité forfaitaire de 495,79 euros, majorée lorsque les cotisations sont élevées.
- Rectification d'office : si l'ONSS corrige une déclaration incomplète ou inexacte après intervention de l'inspection, cela coûte 50 euros plus 4 euros par ligne d'occupation manquante ou modifiée.
- Paiement tardif : une majoration de cotisations de 10 % et des intérêts de retard de 7 % par an.
- Prescription : les cotisations ONSS se prescrivent en principe après 3 ans ; en cas de fraude ou de déclarations sciemment incomplètes, ce délai est de 10 ans depuis le 1er janvier 2023.
Une erreur commise aujourd'hui peut donc encore entraîner une facture des années plus tard. S'y ajoute le coût caché : corrections, fiches de paie supplémentaires et questions des travailleurs. Lisez dans cet article sur les écarts confirmés trop tard pourquoi la paie devient ainsi plus chère.
Quelle routine adopter la semaine précédant la clôture ?
Une routine fixe évite que tout se concentre le dernier jour. Planifiez ces étapes dans les cinq jours ouvrables précédant la date de clôture de votre secrétariat :
- Jour 1 : contrôlez les nouveaux travailleurs, les départs et les modifications de contrat, et vérifiez que chaque Dimona IN et OUT est confirmée.
- Jour 2 : repérez les jours vides, les pointages d'entrée ou de sortie manquants et les heures sans projet, et demandez aux personnes concernées de compléter.
- Jour 3 : approuvez les congés, les maladies avec certificat, les frais et les kilomètres, ou demandez des précisions.
- Jour 4 : confrontez les heures supplémentaires par type au quota annuel et à l'accord écrit, et comptez les chèques-repas par jour presté.
- Jour 5 : faites effectuer des contrôles par sondage par une deuxième personne, transmettez les données et notez ce qu'il reste à suivre après la clôture.
Si une correction arrive malgré tout après la clôture, traitez-la le mois suivant et notez-en la cause. Après quelques mois, vous verrez quelles erreurs reviennent sans cesse.
Comment MyVIRO vous aide
MyVIRO collecte les données de votre transmission mensuelle là où elles naissent. Les travailleurs pointent leur entrée et leur sortie, enregistrent leurs heures par chantier ou mission, demandent un congé, déclarent une maladie avec une photo du certificat et encodent leurs frais et kilomètres, via une seule app pour iOS et Android.
Dans le back-office, vous voyez immédiatement, avant la préparation de la paie, quels pointages manquent, quelles localisations s'écartent et quelles demandes sont encore ouvertes. Les données validées sont transmises à votre système RH, ERP ou de paie, ou à VIRO pour la pré-paie. MyVIRO ne calcule pas les salaires ; cela reste la tâche de votre secrétariat social ou de votre système de paie.
- Découvrez comment fonctionne MyVIRO, du pointage à l'ESS complet
- Lisez ce que MyVIRO pour les entreprises apporte concrètement
- Explorez VIRO pour la pré-paie comme étape suivante après l'enregistrement
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Questions fréquentes sur la préparation de la paie
Non. Chaque secrétariat travaille avec ses propres codes, formulaires et dates de clôture. Les règles sous-jacentes, comme celles relatives à la Dimona, aux heures supplémentaires et aux chèques-repas, sont en revanche fixées par la loi.
Au plus tard le premier jour ouvrable après la fin de la relation de travail. En cas de licenciement pour motif grave, elle se fait pendant le jour ouvrable qui suit le licenciement.
Depuis le 1er avril 2026, jusqu'à 360 par an, ou 450 dans l'horeca avec caisse enregistreuse. Parmi celles-ci, 240 (horeca : 360) sont brut = net, à condition que le travailleur ait donné son accord écrit au préalable.
Non. Les chèques-repas sont octroyés par jour effectivement presté, donc pas pour les jours fériés, le repos compensatoire, la maladie, les vacances ou le chômage temporaire.
L'ONSS facture une indemnité forfaitaire de 495,79 euros, majorée lorsque les cotisations sont élevées. Si les cotisations sont aussi payées en retard, une majoration de 10 % et des intérêts de retard de 7 % par an s'ajoutent.
En principe jusqu'à 3 ans après les faits. En cas de fraude ou de déclarations sciemment incomplètes, jusqu'à 10 ans depuis le 1er janvier 2023.
Non. MyVIRO collecte et valide les prestations, les absences, les frais et la mobilité. Le calcul des salaires reste chez votre secrétariat social ou dans votre propre logiciel de paie.
Sources
- ONSS, instructions administratives DmfA 2026/3 sur la déclaration tardive et le paiement tardif des cotisations (en néerlandais), sur socialsecurity.be
- ONSS, prescription des cotisations de sécurité sociale (en néerlandais) : socialsecurity.be
- SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, durée du travail et réduction du temps de travail (en néerlandais) : werk.belgie.be
- Forum for the Future (en néerlandais), sur les heures supplémentaires volontaires, ONSS et impôt et sur le passage à 180 heures supplémentaires fiscalement avantageuses
- Lexgo, chèques-repas : la valeur maximale passe à 10 euros à partir du 1er janvier 2026 (en néerlandais) : lexgo.be
Auteur : Jean-Philippe Delberghe chez MyVIRO. Publié le 23 octobre 2026. Dernière mise à jour le 23 octobre 2026.
Cet article est une explication informative et ne constitue pas un avis juridique. Consultez votre secrétariat social pour votre situation spécifique.